Xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho doanh nghiệp

Xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho doanh nghiệp là yêu cầu pháp lý bắt buộc, giúp doanh nghiệp chủ động quản lý rủi ro và củng cố niềm tin với khách hàng. Để đảm bảo tuân thủ toàn diện, các chuyên gia tại DPO.VN cung cấp bộ khung chính sách và hướng dẫn chi tiết, giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng quy trình bảo vệ thông tin cá nhân và quy định về quyền riêng tư.

Tại sao việc xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân lại quan trọng đối với doanh nghiệp?

Việc xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15, mà còn là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng uy tín, giảm thiểu rủi ro tài chính và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.

Trong kỷ nguyên số, dữ liệu cá nhân được xem là tài sản quý giá, và việc bảo vệ nó đã trở thành một trong những ưu tiên hàng đầu của các cơ quan quản lý trên toàn thế giới. Tại Việt Nam, việc ban hành Nghị định 13/2023/NĐ-CP và sắp tới là Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 (có hiệu lực từ 01/01/2026) đã tạo ra một hành lang pháp lý chặt chẽ, yêu cầu mọi doanh nghiệp phải có trách nhiệm rõ ràng trong việc xử lý thông tin cá nhân. Một chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân được xây dựng bài bản mang lại nhiều lợi ích chiến lược:

• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Đây là lợi ích trực tiếp và quan trọng nhất. Một chính sách rõ ràng giúp doanh nghiệp hệ thống hóa các quy trình, đảm bảo mọi hoạt động xử lý dữ liệu đều tuân thủ các nguyên tắc pháp định, từ đó tránh được các mức phạt nặng có thể lên tới 5% tổng doanh thu năm trước liền kề (theo Điều 8 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15).
• Củng cố niềm tin của khách hàng và đối tác: Khi khách hàng biết rằng dữ liệu của họ được bảo vệ một cách nghiêm túc, họ sẽ tin tưởng và sẵn lòng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp hơn. Sự minh bạch trong chính sách là chìa khóa để xây dựng mối quan hệ bền vững.
• Giảm thiểu rủi ro tài chính và danh tiếng: Theo báo cáo của IBM năm 2023, chi phí trung bình cho một vụ vi phạm dữ liệu toàn cầu là 4.45 triệu USD. Một chính sách hiệu quả, kết hợp với các biện pháp bảo mật phù hợp, sẽ giảm đáng kể nguy cơ xảy ra sự cố, bảo vệ doanh nghiệp khỏi những tổn thất tài chính và thiệt hại về uy tín không thể đo đếm được.
• Tạo lợi thế cạnh tranh: Trong một thị trường ngày càng quan tâm đến quyền riêng tư, việc cam kết mạnh mẽ với bảo vệ dữ liệu cá nhân có thể trở thành một yếu tố khác biệt, giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân khách hàng tốt hơn so với đối thủ.

Một chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân hoàn chỉnh cần bao gồm những nội dung cốt lõi nào?

Một chính sách hiệu quả phải bao quát các nội dung chính: phạm vi và đối tượng áp dụng, các nguyên tắc xử lý dữ liệu, quyền của chủ thể dữ liệu, biện pháp bảo vệ, quy trình xử lý cụ thể, quy định về chuyển dữ liệu xuyên biên giới, kế hoạch ứng phó sự cố, và việc phân công trách nhiệm rõ ràng.

Để xây dựng một chính sách toàn diện và có tính thực thi cao, doanh nghiệp cần đảm bảo bao phủ đầy đủ các khía cạnh pháp lý và hoạt động. DPO.VN khuyến nghị cấu trúc chính sách nên bao gồm các phần sau đây để đáp ứng yêu cầu của cả Nghị định 13/2023/NĐ-CP và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15.

Làm thế nào để xác định phạm vi và đối tượng áp dụng của chính sách?

Doanh nghiệp cần xác định rõ chính sách áp dụng cho những ai (nhân viên, khách hàng, đối tác), những loại dữ liệu nào (cơ bản, nhạy cảm), và các hoạt động xử lý nào trong toàn bộ tổ chức, bao gồm cả các chi nhánh và công ty con.

Đây là bước đầu tiên và cơ bản nhất. Doanh nghiệp cần làm rõ:

• Đối tượng áp dụng: Chính sách này có áp dụng cho toàn bộ nhân viên, hay chỉ một số bộ phận? Nó có bao gồm dữ liệu của khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, và khách truy cập website không? Thông thường, một chính sách tổng thể sẽ được ban hành, sau đó có thể có các phụ lục hoặc quy định chi tiết cho từng nhóm đối tượng cụ thể (ví dụ: chính sách riêng tư cho website, quy định bảo vệ dữ liệu nhân sự).
• Phạm vi dữ liệu: Chính sách bao gồm cả dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm (theo định nghĩa tại Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP).
• Phạm vi hoạt động: Chính sách áp dụng cho tất cả các giai đoạn của quá trình xử lý dữ liệu cá nhân, từ thu thập, ghi, phân tích, lưu trữ cho đến xóa, hủy.

Cần quy định các quyền của chủ thể dữ liệu như thế nào trong chính sách?

Chính sách phải công bố rõ ràng 11 quyền của chủ thể dữ liệu theo Điều 9 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, đồng thời thiết lập quy trình cụ thể để tiếp nhận và xử lý các yêu cầu thực hiện quyền này một cách kịp thời và hiệu quả.

Đây là phần quan trọng thể hiện sự tôn trọng và cam kết của doanh nghiệp đối với quyền riêng tư. Chính sách cần nêu rõ các quyền và cách thức để chủ thể dữ liệu thực thi chúng:

Các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân nào cần được nêu rõ?

Chính sách phải cam kết áp dụng đồng bộ các biện pháp quản lý, kỹ thuật, pháp lý và các biện pháp khác theo Điều 26 Nghị định 13/2023/NĐ-CP để bảo vệ dữ liệu cá nhân một cách toàn diện.

Doanh nghiệp cần cam kết và mô tả các biện pháp bảo vệ sẽ áp dụng, bao gồm:

• Biện pháp quản lý: Ban hành các quy định nội bộ, phân công trách nhiệm rõ ràng cho các cá nhân, bộ phận (đặc biệt là nhân sự được chỉ định theo Điều 28 Nghị định 13), tổ chức đào tạo nhận thức về an toàn thông tin cho toàn thể nhân viên.
• Biện pháp kỹ thuật: Triển khai các giải pháp công nghệ như mã hóa dữ liệu, tường lửa, hệ thống kiểm soát truy cập, phần mềm chống mã độc, và thực hiện kiểm tra an ninh mạng định kỳ.
• Biện pháp pháp lý: Tích hợp các điều khoản bảo mật dữ liệu vào hợp đồng lao động, hợp đồng với đối tác, nhà cung cấp (Bên xử lý dữ liệu, Bên thứ ba).

Quy trình 5 bước xây dựng và ban hành chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho doanh nghiệp là gì?

Quy trình hiệu quả bao gồm 5 bước: (1) Thành lập đội ngũ và đánh giá hiện trạng, (2) Soạn thảo nội dung chính sách, (3) Lấy ý kiến và phê duyệt, (4) Phổ biến và đào tạo, và (5) Giám sát và cập nhật định kỳ.

Việc triển khai một chính sách không chỉ dừng lại ở việc soạn thảo. Để chính sách thực sự đi vào hoạt động và phát huy hiệu quả, DPO.VN đề xuất một quy trình 5 bước chuyên nghiệp:

Bước 1: Thành lập đội ngũ phụ trách và đánh giá hiện trạng

💡 Luật sư Nguyễn Tiến Hảo chia sẻ: Bước đầu tiên luôn là xác định ai chịu trách nhiệm. Doanh nghiệp cần chỉ định một cá nhân hoặc một bộ phận (ví dụ: Nhân viên bảo vệ dữ liệu – DPO) làm đầu mối. Sau đó, đội ngũ này phải tiến hành một cuộc rà soát toàn diện (data mapping) để trả lời các câu hỏi: Doanh nghiệp đang thu thập dữ liệu gì? Từ đâu? Với mục đích gì? Lưu trữ ở đâu? Chia sẻ cho ai? và lưu trong bao lâu?

Bước 2: Soạn thảo nội dung chính sách

Dựa trên kết quả đánh giá ở Bước 1 và các nội dung cốt lõi đã phân tích ở trên, đội ngũ phụ trách sẽ soạn thảo bản dự thảo đầu tiên của chính sách. Cần đảm bảo ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu cho mọi đối tượng, từ nhân viên đến khách hàng, tránh dùng các thuật ngữ pháp lý phức tạp mà không giải thích.

Bước 3: Lấy ý kiến và phê duyệt

Dự thảo chính sách cần được gửi để lấy ý kiến từ các phòng ban liên quan như Pháp chế, Công nghệ thông tin, Nhân sự, Marketing và Kinh doanh. Việc này đảm bảo chính sách vừa tuân thủ pháp luật, vừa có tính khả thi trong vận hành. Sau khi hoàn thiện, chính sách cần được trình lên cấp lãnh đạo cao nhất để phê duyệt và ban hành chính thức.

Bước 4: Phổ biến, đào tạo và thu thập sự đồng ý

Một chính sách dù hoàn hảo đến đâu cũng sẽ vô giá trị nếu không ai biết đến. Doanh nghiệp phải có kế hoạch truyền thông chính sách đến toàn bộ nhân viên và các bên liên quan. Tổ chức các buổi đào tạo để đảm bảo mọi người hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Quan trọng nhất, cần triển khai các cơ chế để thu thập và lưu trữ bằng chứng về sự đồng ý của chủ thể dữ liệu (khách hàng, nhân viên) đối với chính sách này.

Bước 5: Giám sát, rà soát và cập nhật định kỳ

Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân không phải là một tài liệu tĩnh. Doanh nghiệp cần thường xuyên giám sát việc tuân thủ, thực hiện kiểm tra nội bộ và rà soát, cập nhật chính sách ít nhất mỗi năm một lần hoặc khi có sự thay đổi lớn về hoạt động kinh doanh, công nghệ hoặc quy định pháp luật. Việc cập nhật hồ sơ đánh giá tác động cũng là một phần của quá trình này.

Làm thế nào để tích hợp chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân vào các tài liệu pháp lý khác của doanh nghiệp?

Doanh nghiệp cần tích hợp các điều khoản tham chiếu đến chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân vào hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ với khách hàng và các thỏa thuận xử lý dữ liệu với đối tác để đảm bảo tính nhất quán và ràng buộc pháp lý.

Để chính sách có hiệu lực thực thi và tạo thành một hệ thống phòng vệ pháp lý vững chắc, nó cần được liên kết chặt chẽ với các văn bản pháp lý khác của doanh nghiệp.

• Hợp đồng lao động: Bổ sung một điều khoản yêu cầu người lao động phải đọc, hiểu và cam kết tuân thủ Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của công ty như một phần nghĩa vụ của hợp đồng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những nhân viên có quyền truy cập vào dữ liệu khách hàng hoặc dữ liệu nhạy cảm.
• Hợp đồng dịch vụ với khách hàng: Các điều khoản và điều kiện dịch vụ cần dẫn chiếu đến Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân (thường gọi là Chính sách quyền riêng tư), giải thích cách dữ liệu của khách hàng sẽ được xử lý và yêu cầu sự đồng ý của họ.
• Thỏa thuận xử lý dữ liệu (DPA) với đối tác: Khi thuê một bên thứ ba để xử lý dữ liệu (ví dụ: dịch vụ email marketing, nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây), doanh nghiệp (với vai trò là Bên Kiểm soát dữ liệu) phải ký một thỏa thuận DPA. Thỏa thuận này ràng buộc Bên Xử lý dữ liệu phải tuân thủ các tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu không thấp hơn tiêu chuẩn trong chính sách của doanh nghiệp và quy định của pháp luật.

Việc tích hợp này không chỉ đảm bảo sự nhất quán mà còn là một phần quan trọng của trách nhiệm của Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân trong việc chứng minh sự tuân thủ (trách nhiệm giải trình) trước cơ quan chức năng.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Xây Dựng Chính Sách Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân

Tài liệu tham khảo

• Nghị định số 13/2023/NĐ-CP của Chính phủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân
• Luật An ninh mạng 24/2018/QH14
• Nghị định số 53/2022/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật An ninh mạng
• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15
• IBM: Cost of a Data Breach Report 2023