Vai trò của cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân

Vai trò của Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân là cầu nối then chốt giúp doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ pháp lý, đồng thời là kênh thông tin chính thống của cơ quan nhà nước. Để đảm bảo tuân thủ toàn diện, các chuyên gia tại DPO.VN mang đến giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thành các thủ tục hành chính một cách chính xác và hiệu quả. Nền tảng pháp lý, kênh thông tin chính thức, trung tâm tuân thủ.

Cổng Thông tin Quốc gia về Bảo vệ dữ liệu Cá nhân là gì và do ai quản lý?

Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân là kênh thông tin điện tử chính thức của Nhà nước, do Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05) – Bộ Công an xây dựng, quản lý và vận hành để thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Cơ sở pháp lý cho sự ra đời và hoạt động của Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân được quy định rõ tại Điều 29 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP. Theo đó, Cổng thông tin này không chỉ là một trang web thông thường mà là một công cụ quản lý nhà nước toàn diện, đóng vai trò trung tâm trong việc thực thi pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Việt Nam. Đơn vị chịu trách nhiệm trực tiếp là Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao, đây chính là Cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân, giúp Bộ Công an thống nhất quản lý nhà nước trong lĩnh vực này.

💡 DPO.VN nhấn mạnh: Doanh nghiệp cần xác định rõ đây là kênh liên lạc và thực hiện nghĩa vụ chính thống với cơ quan chức năng. Mọi thông tin, hướng dẫn và thủ tục được công bố trên Cổng thông tin này đều có giá trị pháp lý cao nhất, là nguồn tham chiếu đáng tin cậy để doanh nghiệp xây dựng chiến lược tuân thủ của mình, từ đó giảm thiểu rủi ro pháp lý và nâng cao uy tín hoạt động.

Doanh nghiệp và cá nhân thực hiện các nghĩa vụ pháp lý nào qua Cổng thông tin?

Cổng thông tin là nơi tiếp nhận các hồ sơ, thông báo bắt buộc từ doanh nghiệp, bao gồm: Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân, Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, và Thông báo vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Điều 29 Nghị định 13/2023/NĐ-CP đã xác lập Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân là đầu mối quan trọng để các tổ chức, cá nhân thực hiện các nghĩa vụ hành chính. Đây là câu trả lời cho mối quan tâm lớn nhất của các Trưởng phòng Pháp chế, Giám đốc Công nghệ và Nhân sự phụ trách bảo vệ dữ liệu (DPO).

Nộp Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân như thế nào?

Doanh nghiệp phải lập và gửi 01 bản chính Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân đến Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao qua Cổng thông tin hoặc các hình thức khác trong vòng 60 ngày kể từ ngày bắt đầu xử lý dữ liệu.

Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 13/2023/NĐ-CP và Điều 21 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, việc lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân là một nghĩa vụ bắt buộc đối với Bên Kiểm soát và Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân.

• Đối tượng thực hiện: Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân. Bên Xử lý dữ liệu cá nhân cũng phải lập và lưu trữ hồ sơ này theo hợp đồng.
• Thời hạn nộp: Trong vòng 60 ngày kể từ ngày tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân.
• Thủ tục thực hiện: Doanh nghiệp, cá nhân truy cập Cổng thông tin quốc gia, tải các mẫu biểu liên quan (Mẫu số 04a/04b để thông báo và Mẫu Đ24-DLCN-01, Mẫu Đ24-DLCN-02, Mẫu Đ24-DLCN-03 cho nội dung hồ sơ), khai báo và nộp trực tuyến hoặc qua đường bưu chính, trực tiếp tại Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao.
• Cập nhật hồ sơ: Khi có sự thay đổi nội dung, doanh nghiệp phải cập nhật và nộp lại theo Mẫu số 05a/05b. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (Điều 22) quy định cập nhật định kỳ 06 tháng hoặc ngay khi có thay đổi lớn.

Gửi Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài ra sao?

Tương tự, doanh nghiệp phải lập và gửi 01 bản chính Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài đến Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao trong vòng 60 ngày kể từ ngày thực hiện chuyển dữ liệu.

Điều 25 Nghị định 13/2023/NĐ-CP và Điều 20 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân quy định rất chặt chẽ về hoạt động này. Cổng thông tin là kênh chính thức để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ báo cáo.

• Đối tượng thực hiện: Bên chuyển dữ liệu ra nước ngoài (có thể là Bên Kiểm soát, Bên Xử lý, hoặc Bên thứ ba).
• Thời hạn nộp: Trong vòng 60 ngày kể từ ngày tiến hành chuyển dữ liệu.
• Thủ tục thực hiện: Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 06a/06b để thông báo và Mẫu Đ25-DLCN-04 để lập hồ sơ, sau đó nộp qua Cổng thông tin hoặc các kênh khác tới Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao.
• Thông báo sau khi chuyển thành công: Bên chuyển dữ liệu còn phải thông báo bằng văn bản cho Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao sau khi việc chuyển dữ liệu diễn ra thành công.

Thực hiện Thông báo vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân như thế nào?

Khi phát hiện vi phạm, Bên Kiểm soát hoặc Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân phải thông báo cho Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao qua Cổng thông tin chậm nhất 72 giờ kể từ khi xảy ra hành vi vi phạm.

Đây là một trong những nghĩa vụ quan trọng nhất để đảm bảo phản ứng kịp thời và giảm thiểu thiệt hại. Điều 23 Nghị định 13/2023/NĐ-CP và Điều 23 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân quy định rất rõ về trách nhiệm này.

• Đối tượng thực hiện: Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân.
• Thời hạn thông báo: Chậm nhất 72 giờ sau khi xảy ra vi phạm. Nếu thông báo trễ, phải có lý do kèm theo.
• Thủ tục thực hiện: Doanh nghiệp, cá nhân sử dụng Mẫu số 03a (cho tổ chức) hoặc Mẫu số 03b (cho cá nhân) để khai báo đầy đủ thông tin về vụ việc, bao gồm thời gian, địa điểm, hành vi, loại dữ liệu bị ảnh hưởng, hậu quả và các biện pháp đã áp dụng.

💡 Luật sư Nguyễn Tiến Hảo chia sẻ: Việc nộp các hồ sơ này không chỉ là nghĩa vụ mà còn là bằng chứng quan trọng thể hiện trách nhiệm giải trình (accountability) của doanh nghiệp. Một bộ hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp chứng minh sự tuân thủ và thiện chí hợp tác khi có sự kiểm tra của cơ quan chức năng.

Cổng thông tin cung cấp những nguồn thông tin và cảnh báo chính thức nào?

Cổng thông tin là nơi cung cấp thông tin chính thống về chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước; tuyên truyền, phổ biến kiến thức; cập nhật tình hình và đưa ra các cảnh báo về nguy cơ, hành vi xâm phạm dữ liệu cá nhân.

Ngoài vai trò là một trung tâm thực hiện thủ tục hành chính, Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân còn là một thư viện pháp lý và trung tâm cảnh báo an ninh mạng. Các chức năng thông tin cốt lõi được quy định tại khoản 2 Điều 29 Nghị định 13/2023/NĐ-CP bao gồm:

Làm thế nào để người dân và doanh nghiệp gửi khiếu nại, tố cáo vi phạm qua Cổng thông tin?

Cổng thông tin sẽ là một kênh chính thức để tiếp nhận các thông báo, phản ánh về hành vi vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân từ cả tổ chức và cá nhân, góp phần giám sát và thực thi pháp luật hiệu quả.

Mặc dù Nghị định 13/2023/NĐ-CP chưa quy định một quy trình chi tiết cho việc khiếu nại, tố cáo trực tuyến qua Cổng thông tin, nhưng chức năng này đã được định hướng rõ. Khoản 6 Điều 23 của Nghị định quy định tổ chức, cá nhân có thể thông báo cho Bộ Công an khi phát hiện các hành vi vi phạm. Cổng thông tin, với vai trò là cơ quan đầu mối, sẽ là nơi lý tưởng để triển khai một hệ thống tiếp nhận và xử lý các phản ánh này một cách có hệ thống.

Trong tương lai, khi Cổng thông tin đi vào hoạt động đầy đủ, dự kiến sẽ có một chuyên mục riêng cho phép người dùng (cả chủ thể dữ liệu và các tổ chức khác) gửi thông báo vi phạm một cách thuận tiện, tương tự như thủ tục dành cho các bên kiểm soát dữ liệu. Điều này giúp nâng cao vai trò giám sát của cộng đồng và tạo áp lực tuân thủ lên các doanh nghiệp.

Cổng thông tin có công khai kết quả đánh giá và tình hình bảo vệ dữ liệu cá nhân không?

Có, một trong những chức năng quan trọng của Cổng thông tin là cung cấp thông tin về kết quả đánh giá công tác bảo vệ dữ liệu cá nhân của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan, nhằm tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.

Tính minh bạch trong thực thi pháp luật là một yếu tố then chốt để xây dựng niềm tin. Khoản 2, điểm đ, Điều 29 Nghị định 13/2023/NĐ-CP đã quy định rõ chức năng này của Cổng thông tin. Việc công khai kết quả đánh giá sẽ mang lại nhiều lợi ích:

• Đối với Doanh nghiệp: Có thể tra cứu và đánh giá mức độ tuân thủ của các đối tác, nhà cung cấp trước khi quyết định hợp tác, đặc biệt là các đối tác đóng vai trò là Bên Xử lý dữ liệu cá nhân.
• Đối với Người tiêu dùng: Có thêm thông tin để lựa chọn các dịch vụ từ những công ty có ý thức bảo vệ dữ liệu cá nhân tốt, tạo ra một lợi thế cạnh tranh lành mạnh.
• Đối với Nhà nghiên cứu và Báo chí: Cung cấp dữ liệu, số liệu thống kê tin cậy về tình hình bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Việt Nam, phục vụ cho các công trình nghiên cứu và thông tin đại chúng.

Việc công khai này sẽ là động lực mạnh mẽ thúc đẩy các tổ chức, doanh nghiệp nghiêm túc hơn trong việc đầu tư vào các chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân và các biện pháp bảo mật cần thiết, góp phần xây dựng một không gian mạng an toàn và đáng tin cậy hơn.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Cổng Thông tin Quốc gia về Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 13/2023/NĐ-CP của Chính phủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân
• Luật An ninh mạng 2018 (Luật số 24/2018/QH14)
• Cổng Thông tin điện tử Bộ Công an
• Cổng Dịch vụ công Quốc gia
• Thông tin về Dự thảo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân trên Báo Chính phủ