Vai Trò Bộ Phận Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân

Vai trò bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân và nhân sự phụ trách là lá chắn pháp lý, giúp doanh nghiệp vận hành an toàn và tuân thủ các quy định nghiêm ngặt. Giải pháp toàn diện từ DPO.VN sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập cơ cấu tổ chức và quy trình tuân thủ hiệu quả nhất. Tìm hiểu ngay chức năng, nhiệm vụ và điều kiện năng lực nhân sự.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải thành lập bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân không?

Việc chỉ định bộ phận và nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân là bắt buộc đối với các doanh nghiệp xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm, và được khuyến khích mạnh mẽ cho các doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, có một số trường hợp được miễn trừ theo quy định của pháp luật.

Một trong những băn khoăn lớn nhất của ban lãnh đạo doanh nghiệp là liệu việc chỉ định một bộ phận hoặc nhân sự chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân có phải là yêu cầu bắt buộc. Câu trả lời phụ thuộc vào loại hình dữ liệu và quy mô hoạt động của doanh nghiệp.

Khi nào việc chỉ định bộ phận, nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân là bắt buộc?

Theo Điều 28 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, việc chỉ định bộ phận và nhân sự phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân là bắt buộc khi doanh nghiệp thực hiện xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

Quy định này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc bảo vệ các thông tin có khả năng gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm bao gồm một loạt các thông tin được định nghĩa tại khoản 4 Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, ví dụ:

• Quan điểm chính trị, quan điểm tôn giáo.
• Tình trạng sức khỏe và đời tư được ghi trong hồ sơ bệnh án.
• Thông tin về đặc điểm di truyền, thuộc tính sinh học riêng.
• Dữ liệu về tội phạm, hành vi phạm tội.
• Thông tin khách hàng của tổ chức tín dụng, ngân hàng.
• Dữ liệu về vị trí của cá nhân được xác định qua dịch vụ định vị.

Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực như y tế, tài chính – ngân hàng, bảo hiểm, viễn thông, thương mại điện tử… gần như chắc chắn sẽ xử lý các loại dữ liệu này và do đó, phải tuân thủ yêu cầu chỉ định nhân sự, bộ phận chuyên trách.

Những doanh nghiệp nào được miễn trừ quy định này?

Doanh nghiệp nhỏ, vừa, siêu nhỏ và khởi nghiệp được hưởng chính sách miễn trừ trong một khoảng thời gian nhất định, trừ khi họ trực tiếp kinh doanh hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân.

Pháp luật Việt Nam đã có những quy định linh hoạt để hỗ trợ các doanh nghiệp ở quy mô nhỏ, giảm bớt gánh nặng tuân thủ ban đầu.

Lưu ý quan trọng: Việc miễn trừ này không áp dụng nếu các doanh nghiệp nêu trên trực tiếp kinh doanh hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân, xử lý dữ liệu nhạy cảm, hoặc xử lý dữ liệu của số lượng lớn chủ thể. Điều này có nghĩa là một startup trong lĩnh vực công nghệ tài chính (Fintech) hoặc y tế số (Healthtech) vẫn phải chỉ định bộ phận bảo vệ dữ liệu ngay từ đầu.

Nhân sự và bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân có nhiệm vụ cụ thể là gì?

Nhiệm vụ cốt lõi của họ là xây dựng và giám sát việc thực thi chính sách bảo vệ dữ liệu, tư vấn cho ban lãnh đạo, làm đầu mối liên lạc với chủ thể dữ liệu và cơ quan chức năng, đồng thời quản lý các rủi ro liên quan.

Theo tinh thần của Nghị định 13/2023/NĐ-CP và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, chức năng của bộ phận này không chỉ đơn thuần là soạn thảo văn bản, mà còn là một vai trò chiến lược, tích hợp sâu vào mọi hoạt động của doanh nghiệp.

7 nhiệm vụ trọng tâm của bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân

Từ việc xây dựng chính sách, giám sát tuân thủ, đến xử lý sự cố và báo cáo, bộ phận này là trung tâm điều phối mọi hoạt động liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân trong doanh nghiệp.

Dựa trên các yêu cầu pháp lý và thông lệ quốc tế tốt nhất, DPO.VN đã tổng hợp 7 nhiệm vụ chính mà bộ phận này cần đảm nhiệm:

1. Tư vấn và xây dựng chính sách: Tham mưu cho ban lãnh đạo, xây dựng, cập nhật và phổ biến các quy định, chính sách, quy trình bảo vệ dữ liệu cá nhân trong toàn doanh nghiệp, đảm bảo phù hợp với nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân.
2. Giám sát tuân thủ: Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc tuân thủ các quy định của pháp luật và chính sách nội bộ về bảo vệ dữ liệu của các phòng ban, dự án.
3. Quản lý Hồ sơ đánh giá tác động: Chịu trách nhiệm chính trong việc lập, cập nhật và nộp hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân và chuyển dữ liệu ra nước ngoài cho Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05) – Bộ Công an.
4. Đào tạo và nâng cao nhận thức: Tổ chức các chương trình đào tạo, phổ biến kiến thức, nâng cao nhận thức về bảo vệ dữ liệu cho toàn thể nhân viên.
5. Làm đầu mối liên lạc: Là điểm tiếp nhận và xử lý các yêu cầu, khiếu nại của chủ thể dữ liệu liên quan đến quyền của họ (quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa dữ liệu…).
6. Xử lý sự cố và vi phạm: Điều phối các hoạt động ứng phó khi xảy ra sự cố vi phạm dữ liệu; thực hiện thủ tục thông báo cho A05 trong vòng 72 giờ theo Mẫu số 03a (đối với tổ chức) hoặc Mẫu số 03b (đối với cá nhân) như quy định tại Điều 23 Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
7. Làm việc với cơ quan nhà nước: Đại diện cho doanh nghiệp làm việc, báo cáo và cung cấp thông tin cho các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu.

💡 Luật sư Nguyễn Tiến Hảo chia sẻ: Vai trò của nhân sự bảo vệ dữ liệu không chỉ dừng lại ở việc tuân thủ pháp luật. Khi được trao quyền đúng mức, họ trở thành một cố vấn chiến lược, giúp doanh nghiệp tích hợp quyền riêng tư vào thiết kế sản phẩm (Privacy by Design), từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững và xây dựng niềm tin vững chắc với khách hàng.

Làm thế nào để triển khai bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân hiệu quả trong doanh nghiệp?

Doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa mô hình nhân sự kiêm nhiệm, thành lập bộ phận chuyên trách nội bộ, hoặc thuê dịch vụ từ bên ngoài. Lựa chọn mô hình phụ thuộc vào quy mô, ngành nghề và mức độ phức tạp của hoạt động xử lý dữ liệu.

Việc thiết lập chức năng bảo vệ dữ liệu cá nhân đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về cơ cấu tổ chức, nguồn lực và chiến lược dài hạn. Không có một mô hình nào phù hợp cho tất cả, doanh nghiệp cần đánh giá thực trạng của mình để đưa ra quyết định tối ưu.

3 mô hình tổ chức phổ biến hiện nay là gì?

Các mô hình bao gồm: Nhân sự kiêm nhiệm, Bộ phận chuyên trách nội bộ (In-house DPO), và Thuê dịch vụ bên ngoài (Outsourced DPO), mỗi mô hình đều có ưu và nhược điểm riêng.

Dưới đây là phân tích chi tiết để ban lãnh đạo có thể đưa ra lựa chọn phù hợp.

Mô hình thuê ngoài đang trở thành xu hướng vì tính linh hoạt, hiệu quả chi phí và khả năng tiếp cận ngay lập tức với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, giúp doanh nghiệp nhanh chóng đáp ứng các yêu cầu pháp lý phức tạp.

Năng lực và chuyên môn cần có của nhân sự bảo vệ dữ liệu là gì?

Nhân sự cần có sự kết hợp hài hòa giữa kiến thức chuyên sâu về pháp luật bảo vệ dữ liệu, hiểu biết về công nghệ thông tin và an ninh mạng, cùng với các kỹ năng mềm như giao tiếp, quản lý rủi ro và tư duy chiến lược.

Việc lựa chọn đúng người cho vị trí này là yếu tố quyết định sự thành công của chương trình tuân thủ. Năng lực của họ không chỉ giới hạn ở một lĩnh vực mà phải là sự giao thoa của nhiều kỹ năng.

4 nhóm năng lực cốt lõi mà doanh nghiệp cần tìm kiếm là gì?

Đó là kiến thức pháp lý, hiểu biết kỹ thuật, kỹ năng quản lý và kỹ năng giao tiếp, tất cả đều cần thiết để điều hướng môi trường pháp lý và công nghệ phức tạp.

DPO.VN khuyến nghị doanh nghiệp nên đánh giá ứng viên hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ dựa trên các tiêu chí sau:

• Kiến thức pháp lý chuyên sâu: Am hiểu tường tận Nghị định 13/2023/NĐ-CP, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15, Luật An ninh mạng và các văn bản pháp luật liên quan. Có khả năng diễn giải và áp dụng các quy định phức tạp vào thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp.
• Hiểu biết về kỹ thuật và an ninh mạng: Có kiến thức nền tảng về các hệ thống thông tin, các biện pháp kỹ thuật bảo vệ dữ liệu như mã hóa, tường lửa, quản lý định danh và truy cập. Điều này giúp họ làm việc hiệu quả với bộ phận IT để triển khai các giải pháp bảo mật.
• Kỹ năng quản lý rủi ro và tuân thủ: Có khả năng nhận diện, phân tích và đánh giá các rủi ro liên quan đến dữ liệu cá nhân. Kỹ năng xây dựng và triển khai các chương trình tuân thủ, kiểm toán nội bộ.
• Kỹ năng giao tiếp và tư vấn: Khả năng giao tiếp rõ ràng, thuyết phục với cả ban lãnh đạo, các phòng ban và nhân viên. Kỹ năng tư vấn, giải thích các vấn đề pháp lý phức tạp một cách dễ hiểu để thúc đẩy văn hóa bảo vệ dữ liệu trong toàn tổ chức.

Các chứng chỉ quốc tế như CIPP (Certified Information Privacy Professional), CIPM (Certified Information Privacy Manager) là một lợi thế lớn, cho thấy ứng viên có kiến thức và chuyên môn được công nhận toàn cầu.

Vị trí, quyền hạn và cơ chế báo cáo của bộ phận này nên được thiết lập ra sao?

Để hoạt động hiệu quả, bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân cần có vị trí độc lập, được trao đủ quyền hạn để thực hiện nhiệm vụ, và có cơ chế báo cáo trực tiếp cho cấp lãnh đạo cao nhất.

Thiết lập đúng vị trí và quyền hạn cho bộ phận này là yếu tố sống còn để đảm bảo họ có thể thực thi nhiệm vụ một cách khách quan và hiệu quả, không bị chi phối bởi các lợi ích cục bộ của các phòng ban khác.

Làm thế nào để đảm bảo tính độc lập và quyền hạn cho nhân sự bảo vệ dữ liệu?

Doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế báo cáo trực tiếp cho Ban Giám đốc, trao quyền truy cập thông tin và quyền tham gia vào các quyết định quan trọng liên quan đến xử lý dữ liệu.

DPO.VN đề xuất các nguyên tắc sau để thiết lập cơ cấu báo cáo và quyền hạn:

• Cơ chế báo cáo: Nhân sự/bộ phận bảo vệ dữ liệu nên báo cáo trực tiếp cho cấp quản lý cao nhất, chẳng hạn như Giám đốc điều hành (CEO) hoặc Hội đồng quản trị. Điều này đảm bảo các vấn đề về bảo vệ dữ liệu được xem xét ở cấp chiến lược và quyết định được đưa ra nhanh chóng.
• Quyền hạn: Họ phải được trao quyền truy cập vào tất cả các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân trong doanh nghiệp. Họ cũng phải có quyền tham gia và đưa ra ý kiến trong giai đoạn đầu của tất cả các dự án, sản phẩm mới có liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân.
• Tính độc lập: Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng nhân sự bảo vệ dữ liệu không bị sa thải hoặc trừng phạt vì thực hiện nhiệm vụ của mình. Họ phải có khả năng hành động một cách độc lập và không bị xung đột lợi ích. Ví dụ, người đứng đầu bộ phận marketing không nên kiêm nhiệm vai trò này vì mục tiêu kinh doanh có thể mâu thuẫn với yêu cầu bảo vệ dữ liệu.
• Nguồn lực: Doanh nghiệp phải cung cấp đủ nguồn lực cần thiết (tài chính, nhân sự, công nghệ) để bộ phận này có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.

Tóm lại, việc thành lập và trao quyền cho bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân không chỉ là một nghĩa vụ pháp lý mà còn là một khoản đầu tư chiến lược. Một bộ phận hoạt động hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, nâng cao uy tín và tạo dựng một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Vai Trò Bộ Phận Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15
• Cổng Dịch vụ công Bộ Công an.
• International Association of Privacy Professionals (IAPP): The Role of the DPO.
• General Data Protection Regulation (GDPR).