Phương thức giải quyết tranh chấp liên quan đến dữ liệu cá nhân

Tranh chấp liên quan đến dữ liệu cá nhân phát sinh từ các vi phạm quyền riêng tư đòi hỏi một cơ chế xử lý rõ ràng để bảo vệ cả chủ thể dữ liệu và doanh nghiệp. Nắm vững các phương thức pháp lý là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, và các chuyên gia tại DPO.VN sẵn sàng cung cấp lộ trình tuân thủ toàn diện. Doanh nghiệp cần chủ động xây dựng quy trình giải quyết khiếu nại, chuẩn bị bằng chứng và hiểu rõ về thủ tục bồi thường thiệt hại.

Các phương thức giải quyết tranh chấp dữ liệu cá nhân nào được pháp luật công nhận?

Pháp luật Việt Nam cung cấp bốn phương thức chính để giải quyết tranh chấp dữ liệu cá nhân: (1) Thương lượng, hòa giải giữa các bên; (2) Khiếu nại trực tiếp tới doanh nghiệp xử lý dữ liệu; (3) Khiếu nại, tố cáo tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền; và (4) Khởi kiện dân sự tại Tòa án để yêu cầu bồi thường thiệt hại.

Khi một xung đột về dữ liệu cá nhân xảy ra, việc lựa chọn đúng phương thức giải quyết không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí cho các bên. Dưới đây là phân tích chi tiết từng phương thức, giúp doanh nghiệp và chủ thể dữ liệu có cái nhìn tổng quan để đưa ra quyết định phù hợp.

Tự thương lượng, hòa giải giữa các bên có phải là bước đi hiệu quả ban đầu không?

Có, tự thương lượng và hòa giải được khuyến khích là bước đi đầu tiên. Đây là phương thức linh hoạt, nhanh chóng, ít tốn kém và giúp các bên duy trì mối quan hệ tốt đẹp, tránh các thủ tục pháp lý phức tạp và kéo dài.

Trong nhiều trường hợp, tranh chấp phát sinh do hiểu lầm hoặc sai sót không cố ý từ phía doanh nghiệp. Việc chủ thể dữ liệu chủ động liên hệ và doanh nghiệp thiện chí hợp tác giải quyết có thể xử lý dứt điểm vấn đề. Phương pháp này đặc biệt hiệu quả với các yêu cầu đơn giản như chỉnh sửa thông tin sai lệch, rút lại sự đồng ý cho một mục đích cụ thể, hoặc yêu cầu xóa dữ liệu không còn cần thiết.

DPO.VN khuyến nghị doanh nghiệp nên thiết lập một kênh liên lạc rõ ràng (email, hotline) dành riêng cho các vấn đề về quyền riêng tư. Khi nhận được yêu cầu, doanh nghiệp cần phản hồi nhanh chóng, thể hiện sự tôn trọng và nỗ lực tìm ra giải pháp chung. Một thỏa thuận thành công không chỉ giải quyết được mâu thuẫn mà còn củng cố niềm tin của khách hàng vào thương hiệu.

Khi nào nên khiếu nại trực tiếp đến doanh nghiệp và quy trình nội bộ cần có là gì?

Chủ thể dữ liệu nên khiếu nại trực tiếp đến doanh nghiệp khi quyền của mình bị vi phạm. Doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng quy trình tiếp nhận và giải quyết khiếu nại nội bộ rõ ràng để xử lý các yêu cầu này một cách chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật.

Quyền khiếu nại là một trong những quyền cơ bản của chủ thể dữ liệu được quy định tại Điều 9 Nghị định 13/2023/NĐ-CP và Điều 4 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15. Việc xây dựng một quy trình giải quyết khiếu nại nội bộ không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ mà còn là một biện pháp quản lý rủi ro thông minh, giúp ngăn chặn các tranh chấp leo thang.

Một quy trình giải quyết khiếu nại hiệu quả nên bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Tiếp nhận khiếu nại: Thiết lập các kênh tiếp nhận chính thức (email, biểu mẫu trực tuyến, địa chỉ bưu chính) và chỉ định bộ phận hoặc nhân sự chịu trách nhiệm (ví dụ: Nhân viên Bảo vệ Dữ liệu – DPO).
• Bước 2: Xác minh và thụ lý: Ghi nhận, xác nhận đã nhận được khiếu nại và kiểm tra tính hợp lệ của thông tin.
• Bước 3: Điều tra và xử lý: Phân tích nội dung khiếu nại, làm việc với các bộ phận liên quan để xác định nguyên nhân và đưa ra phương án giải quyết.
• Bước 4: Phản hồi và giải quyết: Gửi văn bản phản hồi chính thức cho chủ thể dữ liệu, nêu rõ kết quả xử lý và các biện pháp đã thực hiện. Thời hạn giải quyết các quyền của chủ thể dữ liệu như xóa, hạn chế xử lý thường là 72 giờ theo Nghị định 13.

Quy trình khiếu nại, tố cáo đến cơ quan nhà nước được thực hiện như thế nào?

Khi thương lượng hoặc khiếu nại tại doanh nghiệp không thành công, chủ thể dữ liệu có quyền khiếu nại hoặc tố cáo hành vi vi phạm đến Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05) – Bộ Công an, cơ quan chuyên trách về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Đây là biện pháp mạnh hơn, có sự can thiệp của cơ quan quản lý nhà nước. Theo Điều 29 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao là cơ quan chuyên trách giúp Bộ Công an thực hiện quản lý nhà nước về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Quy trình thực hiện bao gồm:

1. Chuẩn bị hồ sơ: Người khiếu nại, tố cáo cần chuẩn bị đơn và các bằng chứng liên quan đến hành vi vi phạm (ví dụ: email, ảnh chụp màn hình, hợp đồng dịch vụ…).
2. Nộp hồ sơ: Gửi hồ sơ đến Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao thông qua các hình thức: trực tiếp, bưu chính, hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân (khi đi vào hoạt động).
3. Thụ lý và giải quyết: Cơ quan chuyên trách sẽ tiếp nhận, xem xét hồ sơ và tiến hành các biện pháp xác minh, thanh tra, kiểm tra theo thẩm quyền. Nếu có đủ căn cứ, cơ quan sẽ ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính và yêu cầu doanh nghiệp khắc phục hậu quả.

Khởi kiện ra Tòa án được áp dụng trong trường hợp nào?

Chủ thể dữ liệu có quyền khởi kiện dân sự tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền để yêu cầu bồi thường thiệt hại khi có đủ bằng chứng chứng minh hành vi xử lý dữ liệu cá nhân trái pháp luật của doanh nghiệp đã gây ra thiệt hại thực tế về vật chất hoặc tinh thần.

Khởi kiện là phương thức giải quyết tranh chấp cao nhất, được thực hiện theo thủ tục tố tụng dân sự. Quyền khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại được quy định rõ tại Điều 9 Nghị định 13/2023/NĐ-CP và Điều 4 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15. Đây là lựa chọn phù hợp khi các phương thức khác không mang lại kết quả hoặc khi thiệt hại xảy ra là nghiêm trọng, đòi hỏi một phán quyết pháp lý có tính ràng buộc cao nhất.

Làm thế nào để yêu cầu bồi thường thiệt hại khi dữ liệu cá nhân bị xâm phạm?

Để yêu cầu bồi thường, chủ thể dữ liệu cần chứng minh ba yếu tố: (1) có hành vi vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân từ phía doanh nghiệp, (2) có thiệt hại thực tế xảy ra (cả vật chất và tinh thần), và (3) có mối quan hệ nhân quả giữa hành vi vi phạm và thiệt hại.

Việc yêu cầu bồi thường thiệt hại là một quy trình pháp lý phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt chứng cứ và lập luận.

Căn cứ nào để xác định thiệt hại vật chất và tinh thần?

Thiệt hại vật chất được xác định dựa trên các chi phí thực tế, hợp lý mà người bị thiệt hại phải bỏ ra để khắc phục hậu quả. Thiệt hại tinh thần được xác định dựa trên mức độ tổn thất về danh dự, nhân phẩm, uy tín bị xâm phạm.

Theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, các loại thiệt hại có thể được yêu cầu bồi thường bao gồm:

• Thiệt hại vật chất: Bao gồm chi phí để ngăn chặn, hạn chế, khắc phục thiệt hại (ví dụ: chi phí khóa thẻ tín dụng bị lộ thông tin, chi phí thuê luật sư, chi phí thu hồi các ấn phẩm có thông tin sai lệch…).
• Thu nhập thực tế bị mất hoặc bị giảm sút: Nếu việc lộ dữ liệu cá nhân khiến chủ thể dữ liệu mất việc hoặc giảm thu nhập.
• Thiệt hại về tinh thần: Là khoản tiền bù đắp tổn thất về mặt tinh thần do danh dự, nhân phẩm, uy tín bị xâm phạm. Mức bồi thường sẽ do các bên thỏa thuận, nếu không thỏa thuận được thì mức tối đa không quá mười lần mức lương cơ sở do Nhà nước quy định.

Cần chuẩn bị những bằng chứng gì để chứng minh thiệt hại?

Các bằng chứng cần thiết bao gồm: tài liệu chứng minh mối quan hệ với doanh nghiệp (hợp đồng, hóa đơn), bằng chứng về hành vi vi phạm (email thông báo lộ dữ liệu, tin nhắn spam), và chứng từ về thiệt hại (sao kê ngân hàng, hóa đơn chi phí khắc phục, báo cáo y tế về tổn thương tâm lý).

Việc thu thập và hệ thống hóa bằng chứng là yếu tố quyết định thành công của một vụ kiện đòi bồi thường. Các loại tài liệu, chứng cứ có giá trị bao gồm:

Nghĩa vụ chứng minh trong tranh chấp dữ liệu cá nhân thuộc về bên nào?

Nghĩa vụ chứng minh được phân bổ cho cả hai bên. Chủ thể dữ liệu phải chứng minh có thiệt hại và mối quan hệ nhân quả, trong khi doanh nghiệp (Bên Kiểm soát/Xử lý dữ liệu) có nghĩa vụ chứng minh sự tuân thủ của mình, đặc biệt là việc đã có sự đồng ý hợp lệ của chủ thể dữ liệu.

Gánh nặng chứng minh là một trong những khía cạnh pháp lý quan trọng nhất quyết định kết quả của một vụ tranh chấp.

Doanh nghiệp có nghĩa vụ chứng minh những gì?

Doanh nghiệp phải chứng minh rằng hoạt động xử lý dữ liệu của mình là hợp pháp, đặc biệt là phải chứng minh đã nhận được sự đồng ý hợp lệ từ chủ thể dữ liệu trước khi xử lý, theo quy định tại Khoản 10 Điều 11 Nghị định 13/2023/NĐ-CP.

Đây là một điểm cốt lõi. Pháp luật đặt trách nhiệm chứng minh sự đồng ý lên vai Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân và Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp phải lưu trữ lại các bằng chứng về sự đồng ý một cách có hệ thống và có thể truy xuất được.

Các bằng chứng doanh nghiệp cần có bao gồm:

• Bằng chứng về sự đồng ý: Dấu tích vào ô đồng ý trên website có ghi lại thời gian, địa chỉ IP; văn bản ký kết; bản ghi âm cuộc gọi xác nhận…
• Bằng chứng về việc thông báo: Lưu lại các phiên bản của chính sách quyền riêng tư, các thông báo đã gửi cho chủ thể dữ liệu.
• Bằng chứng về tuân thủ: Các tài liệu như hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân, nhật ký hệ thống về các hoạt động xử lý, các biện pháp an ninh đã triển khai.

So sánh ưu, nhược điểm của các phương thức giải quyết tranh chấp?

Mỗi phương thức có ưu và nhược điểm riêng về thời gian, chi phí và tính hiệu quả. Thương lượng là nhanh nhất và ít tốn kém nhất, khiếu nại tới cơ quan nhà nước có tính răn đe, trong khi khởi kiện tại Tòa án mang lại phán quyết pháp lý cao nhất nhưng tốn nhiều thời gian và chi phí hơn.

Việc lựa chọn phương thức nào phụ thuộc vào tính chất của vụ việc, mức độ thiệt hại, và mục tiêu của các bên. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết để doanh nghiệp và chủ thể dữ liệu tham khảo:

Việc hiểu rõ các phương thức giải quyết tranh chấp là yếu tố sống còn đối với doanh nghiệp trong việc quản trị rủi ro pháp lý. Chủ động xây dựng các quy trình tuân thủ, đặc biệt là cơ chế giải quyết khiếu nại nội bộ, là cách tiếp cận thông minh và bền vững nhất.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Giải Quyết Tranh Chấp Dữ Liệu Cá Nhân

Tài liệu tham khảo

• Cổng Thông tin điện tử Bộ Công an
• Nghị định 13/2023/NĐ-CP của Chính phủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân
• Bộ luật Dân sự 2015
• Cổng Thông tin điện tử Chính phủ – Thông tin dự thảo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân
• Tạp chí Tòa án nhân dân điện tử