Thành Phần Hồ Sơ Đánh Giá Tác Động Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân

Thành phần hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân là danh mục tài liệu bắt buộc mà doanh nghiệp phải chuẩn bị để chứng minh sự tuân thủ, bao gồm thông tin về các bên liên quan, mục đích, phạm vi, biện pháp bảo vệ và đánh giá rủi ro. Để đảm bảo tính pháp lý và hoàn thiện thủ tục một cách chính xác, các chuyên gia tại DPO.VN cung cấp giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ yêu cầu của pháp luật. Yêu cầu pháp lý, biểu mẫu chuẩn, thủ tục nộp hồ sơ.

Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân là gì và tại sao doanh nghiệp bắt buộc phải lập?

Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân là một bộ tài liệu pháp lý bắt buộc theo Điều 24 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, nhằm phân tích, đánh giá và ghi lại các hoạt động xử lý dữ liệu của doanh nghiệp, từ đó chứng minh sự tuân thủ và trách nhiệm giải trình trước cơ quan nhà nước.

Trong môi trường kinh doanh số, việc lập Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (DPIA) không chỉ là một nghĩa vụ pháp lý mà còn là một công cụ quản trị rủi ro chiến lược. Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 13/2023/NĐ-CP và Điều 21 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 (sắp có hiệu lực), hồ sơ này là bằng chứng quan trọng nhất thể hiện trách nhiệm giải trình của doanh nghiệp. Nó giúp nhận diện các rủi ro tiềm tàng đối với quyền riêng tư của khách hàng và nhân viên, từ đó đưa ra các biện pháp bảo vệ phù hợp, tránh các khoản phạt nặng và bảo vệ uy tín thương hiệu.

💡 Luật sư Nguyễn Tiến Hảo chia sẻ: Nhiều doanh nghiệp xem việc lập hồ sơ này như một gánh nặng hành chính. Tuy nhiên, chúng tôi nhận thấy đây là cơ hội vàng để doanh nghiệp rà soát lại toàn bộ quy trình dữ liệu của mình, từ đó tối ưu hóa hoạt động, tăng cường bảo mật và xây dựng lòng tin vững chắc với khách hàng. Một bộ hồ sơ đầy đủ, chi tiết không chỉ giúp doanh nghiệp vượt qua các cuộc kiểm tra của cơ quan chức năng mà còn là tuyên ngôn về cam kết bảo vệ dữ liệu một cách chuyên nghiệp.

Các thành phần chính trong hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân theo quy định gồm những gì?

Một bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm: Thông tin chi tiết về Bên Kiểm soát/Xử lý dữ liệu, mô tả hoạt động xử lý dữ liệu (mục đích, loại dữ liệu, thời gian xử lý), thông tin về việc chuyển dữ liệu ra nước ngoài (nếu có), mô tả các biện pháp bảo vệ, và phần đánh giá tác động chi tiết.

Điều 24 Nghị định 13/2023/NĐ-CP quy định rất rõ các nội dung cần có trong một bộ Hồ sơ đánh giá tác động. Để giúp các bộ phận pháp chế, tuân thủ và IT dễ dàng đối chiếu, DPO.VN đã hệ thống hóa các thành phần này thành một checklist chi tiết, dựa trên cấu trúc của các mẫu biểu chính thức do Bộ Công an ban hành (Mẫu Đ24-DLCN-01, Mẫu Đ24-DLCN-02, Mẫu Đ24-DLCN-03).

Yêu cầu về thành phần hồ sơ khác nhau như thế nào giữa các bên?

Nghị định 13 quy định các yêu cầu khác nhau tùy thuộc vào vai trò của doanh nghiệp: Bên Kiểm soát, Bên Xử lý hay Bên thứ ba. Bên Kiểm soát chịu trách nhiệm chính và có yêu cầu về hồ sơ toàn diện nhất, trong khi Bên Xử lý tập trung vào việc tuân thủ hợp đồng.

Việc phân biệt vai trò giữa Bên Kiểm soát và Bên Xử lý là yếu tố then chốt để chuẩn bị hồ sơ chính xác.

• Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân và Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân (áp dụng Mẫu Đ24-DLCN-01): Đây là tổ chức, cá nhân quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu. Hồ sơ của họ phải toàn diện nhất, bao gồm tất cả các hạng mục nêu trên, đặc biệt là phần mục đích xử lý, sự đồng ý của chủ thể dữ liệu và trách nhiệm tổng thể.
• Bên Xử lý dữ liệu cá nhân (áp dụng Mẫu Đ24-DLCN-02): Đây là tổ chức, cá nhân xử lý dữ liệu thay mặt cho Bên Kiểm soát thông qua hợp đồng. Hồ sơ của họ tập trung vào việc mô tả các hoạt động xử lý theo hợp đồng, các biện pháp bảo mật đã áp dụng và cam kết tuân thủ chỉ thị của Bên Kiểm soát. Họ không quyết định mục đích xử lý.
• Bên thứ ba (áp dụng Mẫu Đ24-DLCN-03): Là các bên khác được phép xử lý dữ liệu. Yêu cầu hồ sơ đối với họ cũng tương tự như Bên Xử lý, nhấn mạnh vào cơ sở pháp lý cho phép họ tham gia vào quá trình xử lý và các cam kết bảo mật liên quan.

Doanh nghiệp cần nộp những biểu mẫu và tài liệu pháp lý nào kèm theo hồ sơ?

Doanh nghiệp phải nộp Thông báo theo Mẫu số 04a (cho tổ chức) hoặc 04b (cho cá nhân), kèm theo Hồ sơ đánh giá tác động (Mẫu Đ24-DLCN-01, 02 hoặc 03), Giấy đăng ký kinh doanh, Quyết định bổ nhiệm nhân sự và các hợp đồng liên quan.

Việc nộp thiếu hoặc sai biểu mẫu là một trong những sai lầm phổ biến nhất. Để đảm bảo bộ hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

Quy trình nộp hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân được thực hiện như thế nào?

Doanh nghiệp phải nộp bộ hồ sơ đầy đủ đến Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05) trong vòng 60 ngày kể từ ngày bắt đầu xử lý dữ liệu. Việc nộp có thể thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân, trực tiếp hoặc qua đường bưu chính.

Tuân thủ đúng thời hạn và quy trình nộp hồ sơ là yếu tố quyết định để tránh rủi ro pháp lý. Theo quy định về thủ tục hành chính, quy trình nộp hồ sơ được thực hiện qua các bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Doanh nghiệp tải và điền đầy đủ thông tin vào các biểu mẫu liên quan (Mẫu số 04 và các Mẫu Đ24-DLCN tương ứng), đồng thời tập hợp các tài liệu pháp lý cần thiết.
• Bước 2: Lựa chọn hình thức nộp hồ sơ: Doanh nghiệp có thể chọn một trong ba cách thức:
  • Trực tuyến: Thông qua Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân (khi được Bộ Công an chính thức công bố và vận hành).
  • Trực tiếp: Tại trụ sở Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao, Bộ Công an.
  • Bưu chính: Gửi về Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính tại Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao.
• Bước 3: Nộp hồ sơ: Gửi bộ hồ sơ hoàn chỉnh theo cách thức đã chọn. Lưu ý, thời hạn nộp là trong vòng 60 ngày kể từ ngày bắt đầu xử lý dữ liệu cá nhân.
• Bước 4: Nhận phản hồi: Cục A05 sẽ xem xét hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không đúng quy định, cơ quan sẽ yêu cầu doanh nghiệp hoàn thiện. Thời gian giải quyết thông thường không quá 10 ngày làm việc.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Thành Phần Hồ Sơ Đánh Giá Tác Động

Tài liệu tham khảo

• Nghị định số 13/2023/NĐ-CP của Chính phủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15.
• Cổng Dịch vụ công Bộ Công an.
• Luật An ninh mạng số 24/2018/QH14.
• Các tài nguyên về DPIA