Quyền truy cập và chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của khách hàng

Quyền truy cập và chỉnh sửa dữ liệu cá nhân là quyền cơ bản của khách hàng, đòi hỏi doanh nghiệp phải có quy trình xử lý yêu cầu xem và sửa đổi thông tin minh bạch, đúng pháp luật. Giải pháp từ DPO.VN giúp doanh nghiệp xây dựng cơ chế tuân thủ hiệu quả, nâng cao niềm tin và đảm bảo quyền lợi cho chủ thể dữ liệu. Việc đáp ứng quyền xem dữ liệu và quyền điều chỉnh thông tin là nền tảng cho sự tuân thủ toàn diện.

Tại sao quyền truy cập và chỉnh sửa dữ liệu cá nhân lại quan trọng đối với cả khách hàng và doanh nghiệp?

Đối với khách hàng, quyền này đảm bảo sự minh bạch và quyền kiểm soát thông tin cá nhân. Đối với doanh nghiệp, việc tôn trọng và thực thi quyền này không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cách xây dựng niềm tin, nâng cao uy tín và chất lượng dữ liệu, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn.

Trong môi trường kinh doanh số, dữ liệu cá nhân đã trở thành một tài sản quý giá. Việc trao cho khách hàng quyền được xem và sửa đổi thông tin của chính họ là một yếu tố nền tảng của sự công bằng và minh bạch. Khi khách hàng biết rằng họ có thể kiểm soát dữ liệu của mình, niềm tin của họ vào doanh nghiệp sẽ tăng lên đáng kể. Điều này không chỉ giúp duy trì mối quan hệ khách hàng bền vững mà còn tạo ra một lợi thế cạnh tranh khác biệt. Một doanh nghiệp chủ động thực thi các quyền này sẽ được cộng đồng đánh giá cao về trách nhiệm và sự chuyên nghiệp, thu hút được tệp khách hàng trung thành và có ý thức cao về quyền riêng tư. Hơn nữa, dữ liệu chính xác là đầu vào quan trọng cho các hệ thống phân tích kinh doanh, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng và đưa ra các chiến lược phù hợp, hiệu quả.

Doanh nghiệp cần xử lý yêu cầu truy cập và chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của khách hàng theo quy trình nào để đúng luật?

Doanh nghiệp cần thực hiện quy trình 4 bước: (1) Tiếp nhận và xác thực yêu cầu hợp lệ; (2) Xử lý yêu cầu trong thời hạn 72 giờ; (3) Cung cấp hoặc thực hiện chỉnh sửa dữ liệu; (4) Thông báo kết quả cho chủ thể dữ liệu. Quy trình này đảm bảo tuân thủ Điều 9, 14 và 15 của Nghị định 13/2023/NĐ-CP.

Để đảm bảo hoạt động xử lý yêu cầu của khách hàng diễn ra suôn sẻ và tuân thủ pháp luật, việc xây dựng một quy trình chuẩn hóa là điều bắt buộc. 💡 Luật sư Nguyễn Tiến Hảo chia sẻ: Một quy trình rõ ràng không chỉ giúp nhân viên thực hiện đúng trách nhiệm mà còn là bằng chứng quan trọng thể hiện sự tuân thủ của doanh nghiệp trước cơ quan chức năng. DPO.VN khuyến nghị một quy trình chi tiết như sau:

Bước 1: Tiếp nhận và xác thực yêu cầu hợp lệ như thế nào?

Doanh nghiệp cần thiết lập các kênh tiếp nhận chính thức (email, cổng thông tin, văn bản) và kiểm tra tính hợp lệ của yêu cầu thông qua Phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân theo Mẫu số 01 hoặc 02 của Nghị định 13/2023/NĐ-CP, đồng thời xác minh danh tính người yêu cầu.

Theo Điều 14 của Nghị định 13/2023/NĐ-CP, chủ thể dữ liệu có thể yêu cầu truy cập thông tin bằng nhiều hình thức. Doanh nghiệp cần chuẩn bị để xử lý các hình thức này một cách chuyên nghiệp.

• Hình thức yêu cầu: Chủ thể dữ liệu có thể đến trực tiếp trụ sở, hoặc gửi yêu cầu qua mạng điện tử, dịch vụ bưu chính. Yêu cầu phải được thể hiện bằng Phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân. Doanh nghiệp nên công khai các kênh tiếp nhận này trong chính sách quyền riêng tư của mình.
• Nội dung yêu cầu: Doanh nghiệp phải kiểm tra xem Phiếu yêu cầu có đầy đủ các nội dung chính theo quy định tại khoản 6, Điều 14 Nghị định 13/2023/NĐ-CP không, bao gồm: thông tin người yêu cầu, dữ liệu cần cung cấp, hình thức cung cấp, lý do và mục đích yêu cầu.
• Xác thực danh tính: Đây là bước cực kỳ quan trọng để ngăn chặn hành vi mạo danh nhằm chiếm đoạt thông tin. Doanh nghiệp phải đối chiếu thông tin trên phiếu yêu cầu với dữ liệu đang lưu trữ. Đối với yêu cầu trực tuyến, có thể áp dụng các biện pháp xác thực bổ sung như gửi mã xác nhận qua email hoặc số điện thoại đã đăng ký.

Bước 2: Thời hạn bắt buộc để doanh nghiệp xử lý yêu cầu là bao lâu?

Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thực hiện yêu cầu cung cấp dữ liệu (Điều 14.3) và chỉnh sửa dữ liệu (Điều 15.2) trong vòng 72 giờ kể từ khi nhận được yêu cầu hợp lệ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Thời hạn 72 giờ là một quy định nghiêm ngặt, đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống xử lý hiệu quả. Việc chậm trễ không chỉ vi phạm pháp luật mà còn làm suy giảm lòng tin của khách hàng.

• Đối với yêu cầu truy cập: Doanh nghiệp phải cung cấp dữ liệu cho chủ thể trong vòng 72 giờ.
• Đối với yêu cầu chỉnh sửa: Doanh nghiệp phải thực hiện việc chỉnh sửa ngay khi có thể hoặc theo quy định chuyên ngành. Nếu không thể thực hiện, phải thông báo cho chủ thể dữ liệu trong vòng 72 giờ kể từ khi nhận yêu cầu.

DPO.VN khuyến nghị doanh nghiệp nên sử dụng các hệ thống quản lý yêu cầu (ticketing system) để theo dõi trạng thái và đảm bảo không bỏ sót hay trễ hẹn bất kỳ yêu cầu nào.

Bước 3 và 4: Làm thế nào để thực hiện và thông báo kết quả một cách hiệu quả?

Doanh nghiệp nên cung cấp một cổng thông tin khách hàng (customer portal) để họ có thể tự xem và chỉnh sửa thông tin trực tiếp. Sau khi xử lý, cần gửi thông báo xác nhận cho khách hàng qua kênh liên lạc đã đăng ký để hoàn tất quy trình.

Việc tạo ra các công cụ tự phục vụ (self-service) là giải pháp tối ưu nhất, vừa giảm tải công việc cho doanh nghiệp, vừa nâng cao trải nghiệm cho khách hàng.

• Triển khai kỹ thuật: Xây dựng một trang quản lý tài khoản an toàn, nơi người dùng có thể đăng nhập để xem lại toàn bộ dữ liệu cá nhân mà doanh nghiệp đang lưu trữ (họ tên, địa chỉ, lịch sử mua hàng,…) và tự cập nhật các thông tin cơ bản. Điều này trực tiếp đáp ứng yêu cầu tại khoản 1(a), Điều 15 Nghị định 13.
• Trường hợp không thể chỉnh sửa trực tiếp: Đối với các dữ liệu phức tạp hoặc nhạy cảm hơn, hệ thống nên cho phép người dùng gửi yêu cầu chỉnh sửa. Doanh nghiệp sẽ xác minh và thực hiện thay đổi ở phía backend.
• Thông báo kết quả: Sau khi hoàn thành việc cung cấp hoặc chỉnh sửa, doanh nghiệp cần gửi một thông báo chính thức (qua email hoặc tin nhắn) cho chủ thể dữ liệu, xác nhận rằng yêu cầu của họ đã được thực hiện. Điều này tạo sự minh bạch và hoàn thiện vòng lặp giao tiếp với khách hàng.

Doanh nghiệp có quyền từ chối yêu cầu truy cập hoặc chỉnh sửa dữ liệu trong trường hợp nào?

Doanh nghiệp được phép từ chối yêu cầu nếu việc cung cấp dữ liệu có thể gây tổn hại đến quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội, hoặc ảnh hưởng đến sự an toàn, sức khỏe của người khác. Các trường hợp khác do luật định cũng là căn cứ để từ chối.

Mặc dù quyền của chủ thể dữ liệu là rất quan trọng, pháp luật cũng dự liệu các trường hợp ngoại lệ để cân bằng với các lợi ích công cộng và quyền của người khác. Doanh nghiệp cần nắm rõ các giới hạn này để có cơ sở pháp lý vững chắc khi từ chối một yêu cầu.

💡 DPO.VN lưu ý: Khi từ chối, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho chủ thể dữ liệu và nêu rõ lý do. Việc từ chối một cách tùy tiện không có căn cứ pháp lý rõ ràng sẽ bị coi là hành vi vi phạm.

Trách nhiệm giữa Bên kiểm soát và Bên xử lý dữ liệu được phân định như thế nào khi nhận yêu cầu?

Bên Kiểm soát dữ liệu là đơn vị chịu trách nhiệm chính trước chủ thể dữ liệu. Khi nhận được yêu cầu, Bên Kiểm soát phải trực tiếp thực hiện và chỉ đạo Bên Xử lý dữ liệu (nếu có) thực hiện các hành động cần thiết như cung cấp, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu theo yêu cầu.

Trong các mô hình kinh doanh hiện đại, việc xử lý dữ liệu thường có sự tham gia của nhiều bên. Ví dụ, một công ty bán lẻ (Bên Kiểm soát) có thể thuê một đơn vị dịch vụ marketing qua email (Bên Xử lý) để gửi quảng cáo. Việc phân định rõ trách nhiệm là yếu tố then chốt để đảm bảo tuân thủ.

• Trách nhiệm của Bên Kiểm soát dữ liệu (Điều 38 Nghị định 13/2023/NĐ-CP): Là đầu mối tiếp nhận và phản hồi yêu cầu từ chủ thể dữ liệu. Họ phải đảm bảo các quyền của chủ thể dữ liệu được thực thi. Nếu một khách hàng yêu cầu chỉnh sửa địa chỉ email, Bên Kiểm soát phải cập nhật trong hệ thống của mình và đồng thời yêu cầu Bên Xử lý dữ liệu (đơn vị marketing) cập nhật thông tin tương ứng.
• Trách nhiệm của Bên Xử lý dữ liệu (Điều 39 Nghị định 13/2023/NĐ-CP): Chỉ được xử lý dữ liệu theo hợp đồng và chỉ đạo của Bên Kiểm soát. Khi nhận được yêu cầu chỉnh sửa từ Bên Kiểm soát, họ phải tuân thủ và thực hiện ngay lập tức.
• Hợp đồng xử lý dữ liệu: Để quy trình này hoạt động trơn tru, hợp đồng giữa Bên Kiểm soát và Bên Xử lý phải có các điều khoản rõ ràng về việc phối hợp xử lý các yêu cầu từ chủ thể dữ liệu, bao gồm cả thời hạn và quy trình thực hiện.

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân mới sẽ thay đổi các quy định về quyền truy cập và chỉnh sửa như thế nào?

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 tiếp tục khẳng định và củng cố các quyền này tại Điều 4. Luật mới nhấn mạnh hơn về nguyên tắc thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu, yêu cầu việc thực hiện quyền không được cản trở hoạt động hợp pháp của doanh nghiệp hay xâm phạm quyền lợi của người khác.

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15, có hiệu lực từ 01/01/2026, về cơ bản kế thừa và phát triển các quy định trong Nghị định 13. Tuy nhiên, có một số điểm nhấn quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý để chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi.

• Quyền được quy định tại Điều 4: Quyền xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân được quy định tại điểm c, khoản 1, Điều 4.
• Nguyên tắc thực hiện quyền (Điều 4.3): Luật mới bổ sung một khoản quan trọng, quy định rằng việc thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu phải tuân thủ pháp luật, không được gây khó khăn cho hoạt động của bên xử lý dữ liệu và không xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của Nhà nước hay các tổ chức, cá nhân khác. Đây là một cơ sở pháp lý rõ ràng hơn để doanh nghiệp từ chối các yêu cầu lạm dụng hoặc không chính đáng.
• Thời hạn xử lý: Luật không quy định cụ thể thời hạn 72 giờ như Nghị định 13, thay vào đó, khoản 5 Điều 4 nêu rằng bên kiểm soát phải thực hiện yêu cầu “kịp thời trong thời hạn theo quy định của pháp luật” và giao cho Chính phủ quy định chi tiết. Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi các văn bản hướng dẫn thi hành luật trong tương lai.

Việc trao quyền cho khách hàng truy cập và chỉnh sửa dữ liệu cá nhân không chỉ là một nghĩa vụ pháp lý mà còn là một chiến lược kinh doanh thông minh. Bằng cách xây dựng các quy trình minh bạch, hiệu quả và thân thiện với người dùng, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn củng cố niềm tin và sự trung thành của khách hàng, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Quyền Truy Cập và Chỉnh Sửa Dữ Liệu

Tài liệu tham khảo

• Nghị định số 13/2023/NĐ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2023 về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15.
• Thủ tục hành chính liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• IBM (2023): Cost of a Data Breach Report 2023.