Nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân doanh nghiệp phải tuân thủ.

Nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân là nền tảng cốt lõi giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín, phát triển bền vững và tránh rủi ro pháp lý trong thời đại số. Hiểu rõ và áp dụng chính xác các quy định này, doanh nghiệp sẽ tối ưu hóa quản lý thông tin khách hàng, đảm bảo an ninh mạng, và nâng cao vị thế trên thị trường, đồng thời mang lại giải pháp toàn diện cho vấn đề tuân thủ pháp luật.

Các nguyên tắc cơ bản nào doanh nghiệp cần tuân thủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện nay và trong tương lai?

Doanh nghiệp cần tuân thủ 8 nguyên tắc theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP và sẽ chuyển sang 6 nguyên tắc theo Luật Bảo vệ Dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 khi có hiệu lực, tập trung vào tính hợp pháp, minh bạch, giới hạn mục đích, tối thiểu hóa, chính xác, bảo mật và trách nhiệm giải trình.

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, Luật Bảo vệ Dữ liệu cá nhân đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam. Để đảm bảo tuân thủ pháp luật, bảo vệ uy tín và xây dựng niềm tin với khách hàng, đối tác, doanh nghiệp cần nắm vững và áp dụng các nguyên tắc cốt lõi về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Hiện tại, Nghị định số 13/2023/NĐ-CP quy định 8 nguyên tắc chủ đạo, và sắp tới, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 sẽ có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2026, tinh giản thành 6 nguyên tắc, nhưng nội hàm vẫn nhấn mạnh sự chặt chẽ trong biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Nguyên tắc Tính Hợp pháp và Minh bạch yêu cầu doanh nghiệp làm gì?

Doanh nghiệp cần xử lý dữ liệu cá nhân dựa trên cơ sở pháp luật và thông báo rõ ràng cho chủ thể dữ liệu về mọi hoạt động xử lý.

Tính hợp pháp là nguyên tắc tối thượng, khẳng định mọi hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân phải tuân thủ nghiêm ngặt Hiến pháp, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và các quy định pháp luật liên quan. Đồng thời, nguyên tắc minh bạch yêu cầu doanh nghiệp phải đảm bảo chủ thể dữ liệu luôn được biết về cách thức và mục đích dữ liệu của họ được sử dụng.

DPO.VN khuyến nghị doanh nghiệp cần xây dựng các chính sách quyền riêng tư rõ ràng, dễ hiểu, và công khai trên các nền tảng trực tuyến. Thông báo cần chi tiết về loại dữ liệu thu thập, mục đích xử lý, các bên liên quan, quyền và nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu. Ví dụ, một doanh nghiệp thương mại điện tử cần hiển thị thông báo thu thập dữ liệu (email, số điện thoại) ngay tại thời điểm đăng ký tài khoản, giải thích rõ ràng mục đích sử dụng (giao hàng, quảng cáo, chăm sóc khách hàng) và yêu cầu sự đồng ý từ người dùng.

Nguyên tắc Giới hạn Mục đích và Tối thiểu hóa dữ liệu được áp dụng như thế nào?

Doanh nghiệp chỉ được thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân với mục đích đã định rõ và chỉ trong phạm vi cần thiết, không thu thập quá mức.

Đây là hai nguyên tắc quan trọng nhằm ngăn chặn việc lạm dụng dữ liệu. Nguyên tắc giới hạn mục đích yêu cầu dữ liệu chỉ được xử lý đúng với mục đích đã đăng ký hoặc tuyên bố với chủ thể dữ liệu. Nguyên tắc tối thiểu hóa dữ liệu nghĩa là doanh nghiệp chỉ thu thập những dữ liệu thực sự cần thiết, phù hợp với mục đích đã xác định, tránh thu thập tràn lan.

Chẳng hạn, khi một công ty muốn gửi email tiếp thị, họ chỉ nên thu thập địa chỉ email và tên, thay vì yêu cầu cả ngày sinh, địa chỉ nhà nếu những thông tin đó không phục vụ trực tiếp cho mục đích tiếp thị. Nếu dữ liệu được thu thập để giao hàng, không được tự động sử dụng cho mục đích marketing nếu chưa có sự đồng ý riêng. DPO.VN khuyến nghị doanh nghiệp cần thiết lập quy trình kiểm tra nội bộ để đảm bảo rằng các biểu mẫu thu thập dữ liệu và quy trình xử lý không vượt quá nhu cầu thực tế của từng mục đích cụ thể.

Làm thế nào để đảm bảo Tính Chính xác và Giới hạn Lưu trữ dữ liệu cá nhân?

Doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật, chỉnh sửa dữ liệu để đảm bảo tính chính xác và chỉ lưu trữ dữ liệu trong khoảng thời gian cần thiết cho mục đích xử lý.

Dữ liệu không chính xác có thể dẫn đến những quyết định sai lầm hoặc gây thiệt hại cho chủ thể dữ liệu. Do đó, việc duy trì tính chính xác của dữ liệu là một nghĩa vụ quan trọng. Đồng thời, việc lưu trữ dữ liệu quá thời hạn cần thiết không chỉ tốn kém tài nguyên mà còn tăng rủi ro bị lộ, mất dữ liệu.

Một doanh nghiệp cần có cơ chế cho phép chủ thể dữ liệu truy cập và chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của mình một cách dễ dàng. Ví dụ, cung cấp cổng thông tin khách hàng để họ tự cập nhật địa chỉ, số điện thoại. Về giới hạn lưu trữ, Nghị định số 13/2023/NĐ-CP và Luật số 91/2025/QH15 đều nhấn mạnh chỉ lưu trữ trong thời gian phù hợp với mục đích xử lý. Sau khi hoàn thành mục đích, dữ liệu cần được xóa, hủy hoặc khử nhận dạng một cách an toàn. DPO.VN khuyến nghị xây dựng chính sách lưu trữ dữ liệu rõ ràng, có thời hạn cụ thể cho từng loại dữ liệu, và thực hiện việc xóa dữ liệu định kỳ.

Tính Bảo mật trong bảo vệ dữ liệu cá nhân đòi hỏi những biện pháp gì?

Doanh nghiệp phải áp dụng đồng bộ các biện pháp kỹ thuật và quản lý để bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi các hành vi xâm phạm và sự cố.

Nguyên tắc bảo mật là trụ cột không thể thiếu để bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi sự mất mát, phá hủy, truy cập trái phép hoặc các hình thức xử lý không được phép. Điều 26 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP và khoản 4 Điều 3 Luật số 91/2025/QH15 đều yêu cầu áp dụng đồng bộ các biện pháp bảo vệ.

Các biện pháp bao gồm cả quản lý (chính sách nội bộ, đào tạo nhân sự) và kỹ thuật (mã hóa dữ liệu, tường lửa, hệ thống phát hiện xâm nhập). Đối với dữ liệu cá nhân nhạy cảm, Điều 28 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP yêu cầu các biện pháp bảo mật nâng cao hơn, bao gồm việc chỉ định bộ phận và nhân sự chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân. Một nghiên cứu của IBM năm 2023 cho thấy chi phí trung bình cho một vụ vi phạm dữ liệu toàn cầu là 4.45 triệu USD, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đầu tư vào bảo mật. DPO.VN khẳng định việc này không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là bảo vệ tài sản và uy tín doanh nghiệp.

Trách nhiệm Giải trình đòi hỏi doanh nghiệp phải làm gì để chứng minh sự tuân thủ?

Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm và có khả năng chứng minh rằng mình đã tuân thủ tất cả các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân thông qua hồ sơ, tài liệu và quy trình rõ ràng.

Đây là nguyên tắc then chốt, đặc biệt được nhấn mạnh trong khoản 8 Điều 3 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP, yêu cầu Bên Kiểm soát dữ liệu và Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân phải chịu trách nhiệm và chứng minh sự tuân thủ của mình. Mặc dù Luật số 91/2025/QH15 gộp chung hơn, tinh thần trách nhiệm giải trình vẫn được duy trì qua các điều khoản về hồ sơ đánh giá tác động và thông báo vi phạm.

Để thực hiện, doanh nghiệp cần lập và lưu trữ Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (theo Điều 24 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP) và Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài (theo Điều 25 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP). Các hồ sơ này phải luôn sẵn có để phục vụ kiểm tra của Bộ Công an. DPO.VN nhận thấy việc ghi lại nhật ký hệ thống quá trình xử lý dữ liệu cá nhân (Điều 38 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP) là một ví dụ cụ thể về cách chứng minh trách nhiệm giải trình. Các công ty nên có một bộ phận hoặc cá nhân chuyên trách về bảo vệ dữ liệu cá nhân, đặc biệt nếu xử lý dữ liệu nhạy cảm hoặc quy mô lớn.

Doanh nghiệp cần áp dụng các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân vào thực tiễn hoạt động như thế nào?

Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách nội bộ, thực hiện đánh giá tác động xử lý dữ liệu, quản lý chặt chẽ hoạt động chuyển dữ liệu ra nước ngoài và đào tạo nâng cao nhận thức cho nhân viên.

Việc chuyển đổi các nguyên tắc lý thuyết thành hành động cụ thể đòi hỏi một chiến lược toàn diện và có hệ thống. Doanh nghiệp thực hiện Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân một cách hiệu quả sẽ không chỉ giảm thiểu rủi ro mà còn tăng cường niềm tin từ khách hàng và đối tác.

Các bước xây dựng Chính sách Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân cho doanh nghiệp là gì?

Doanh nghiệp cần lập văn bản chính sách rõ ràng, đào tạo nhân sự, và thiết lập kênh tiếp nhận yêu cầu từ chủ thể dữ liệu.

Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân là kim chỉ nam cho mọi hoạt động liên quan đến dữ liệu trong doanh nghiệp. DPO.VN khuyến nghị các bước sau:

• Xác định vai trò và trách nhiệm: Chỉ định cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân (DPO – Data Protection Officer), đặc biệt quan trọng đối với dữ liệu nhạy cảm (Điều 28 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP).
• Thiết lập quy trình thu thập, xử lý: Đảm bảo mọi hoạt động tuân thủ nguyên tắc giới hạn mục đích, tối thiểu hóa dữ liệu và có sự đồng ý rõ ràng của chủ thể dữ liệu (Điều 11 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP). Quy trình phải nêu rõ cách thức thu thập, lưu trữ, sử dụng và chia sẻ dữ liệu.
• Chính sách quyền của chủ thể dữ liệu: Cung cấp rõ ràng các quyền của chủ thể dữ liệu (Điều 9 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP) như quyền được biết, đồng ý, truy cập, chỉnh sửa, xóa dữ liệu, rút lại sự đồng ý, hạn chế xử lý, phản đối xử lý và quyền khiếu nại.
• Biện pháp bảo mật: Áp dụng các biện pháp kỹ thuật (mã hóa, tường lửa) và tổ chức (kiểm soát truy cập, đào tạo) để bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa.
• Kế hoạch ứng phó sự cố: Xây dựng quy trình xử lý vi phạm dữ liệu cá nhân, bao gồm việc thông báo cho Bộ Công an trong vòng 72 giờ theo Mẫu số 03a hoặc Mẫu số 03b (Điều 23 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP).

Khi nào doanh nghiệp cần thực hiện Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân?

Bên Kiểm soát, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân cần lập và lưu trữ Hồ sơ đánh giá tác động từ khi bắt đầu xử lý dữ liệu, và gửi cho Bộ Công an trong 60 ngày.

Điều 24 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP quy định rõ ràng về Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân. Đây là công cụ giúp doanh nghiệp nhận diện, đánh giá và giảm thiểu rủi ro liên quan đến quyền riêng tư.

Quy định hiện hành: Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân phải lập và lưu giữ hồ sơ này kể từ thời điểm bắt đầu xử lý dữ liệu cá nhân. Hồ sơ này cần được gửi 01 bản chính tới Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (Bộ Công an) thông qua Thông báo theo Mẫu số 04a hoặc Mẫu số 04b trong vòng 60 ngày. Nội dung hồ sơ được kê khai theo Mẫu Đ24-DLCN-01, Mẫu Đ24-DLCN-02, hoặc Mẫu Đ24-DLCN-03 tùy thuộc vai trò của doanh nghiệp. Khi có thay đổi nội dung, cần cập nhật theo Mẫu số 05a hoặc Mẫu số 05b.

Quy định tương lai: Điều 21 Luật số 91/2025/QH15 cũng duy trì yêu cầu này và bổ sung rằng việc đánh giá tác động được thực hiện 01 lần cho suốt thời gian hoạt động và được cập nhật định kỳ 06 tháng hoặc khi có thay đổi quan trọng (Điều 22 Luật số 91/2025/QH15). Tuy nhiên, các doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ, và khởi nghiệp có thể được miễn trừ trong thời gian nhất định (Điều 43 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP, Điều 38 Luật số 91/2025/QH15), trừ các trường hợp kinh doanh dịch vụ xử lý dữ liệu cá nhân, xử lý dữ liệu nhạy cảm hoặc xử lý số lượng lớn chủ thể dữ liệu.

Các quy định về chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài doanh nghiệp cần biết là gì?

Doanh nghiệp phải lập Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, đảm bảo sự đồng ý của chủ thể dữ liệu và tuân thủ các biện pháp bảo vệ.

Hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài (hoặc xuyên biên giới) tiềm ẩn nhiều rủi ro và được quy định chặt chẽ trong cả Nghị định số 13/2023/NĐ-CP và Luật số 91/2025/QH15.

Theo Nghị định số 13/2023/NĐ-CP (Điều 25): Bên chuyển dữ liệu phải lập Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài (Mẫu Đ25-DLCN-04) và gửi 01 bản chính tới Cục An ninh mạng trong 60 ngày kể từ ngày chuyển thông qua Mẫu số 06a hoặc Mẫu số 06b. Hồ sơ này cần mô tả mục tiêu, loại dữ liệu, biện pháp bảo vệ, đánh giá ảnh hưởng và quan trọng nhất là sự đồng ý của chủ thể dữ liệu dựa trên cơ chế phản hồi, khiếu nại rõ ràng.

Theo Luật số 91/2025/QH15 (Điều 20): Yêu cầu lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới, gửi 01 bản chính cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân trong 60 ngày kể từ ngày đầu tiên chuyển. Hồ sơ này cũng được thực hiện 01 lần cho suốt thời gian hoạt động và cập nhật định kỳ. Luật mới cũng nêu rõ các trường hợp không phải thực hiện đánh giá tác động, như việc chuyển dữ liệu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc lưu trữ dữ liệu người lao động trên dịch vụ điện toán đám mây.

Mối liên hệ giữa các nguyên tắc và quyền, nghĩa vụ của các bên trong bảo vệ dữ liệu cá nhân ra sao?

Các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu là cơ sở để xác định quyền của chủ thể dữ liệu và nghĩa vụ của bên kiểm soát/xử lý, tạo nên khuôn khổ pháp lý chặt chẽ cho hoạt động xử lý dữ liệu.

Các nguyên tắc không chỉ là hướng dẫn mà còn là cơ sở để thiết lập quyền lợi của chủ thể dữ liệu và trách nhiệm của các bên liên quan. Điều 9 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP và Điều 4 Luật số 91/2025/QH15 quy định chi tiết các quyền của chủ thể dữ liệu, bao gồm quyền được biết, đồng ý, truy cập, chỉnh sửa, xóa, hạn chế xử lý, phản đối xử lý, yêu cầu cung cấp, khiếu nại và bồi thường thiệt hại.

Ví dụ, nguyên tắc minh bạch trực tiếp liên quan đến quyền được biết của chủ thể dữ liệu. Nguyên tắc giới hạn mục đích và tối thiểu hóa dữ liệu đảm bảo chủ thể dữ liệu có quyền kiểm soát thông tin của mình và yêu cầu rút lại sự đồng ý nếu mục đích xử lý thay đổi hoặc dữ liệu bị thu thập quá mức cần thiết. Ngược lại, Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Xử lý dữ liệu cá nhân và Bên thứ ba có nghĩa vụ tuân thủ các nguyên tắc này, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho chủ thể dữ liệu thực hiện quyền của mình.

Doanh nghiệp đối mặt với những rủi ro pháp lý nào khi vi phạm các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân?

Vi phạm nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân có thể dẫn đến các chế tài hành chính nghiêm khắc, truy cứu trách nhiệm hình sự, và yêu cầu bồi thường thiệt hại lớn, ảnh hưởng nặng nề đến uy tín và tài chính doanh nghiệp.

Hậu quả của việc không tuân thủ các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân là rất nghiêm trọng. Cả Điều 4 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP và Điều 8 Luật số 91/2025/QH15 đều quy định rõ ràng các hình thức xử lý vi phạm.

Mức xử phạt vi phạm hành chính khi vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân là bao nhiêu?

Mức phạt có thể lên đến 10 lần khoản thu bất hợp pháp từ việc mua, bán dữ liệu, hoặc 5% doanh thu năm liền kề đối với vi phạm chuyển dữ liệu xuyên biên giới, và 3 tỷ đồng cho các hành vi khác.

Điều 8 Luật số 91/2025/QH15, quy định các mức phạt hành chính cụ thể:

• Mua, bán dữ liệu cá nhân: Mức phạt tối đa là 10 lần khoản thu có được từ hành vi vi phạm. Nếu không có khoản thu hoặc thấp hơn mức tối đa quy định tại khoản 5, thì áp dụng mức phạt tại khoản 5.
• Vi phạm quy định chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới: Mức phạt tối đa là 5% doanh thu của năm trước liền kề của tổ chức đó. Đây là một mức phạt rất cao, cho thấy sự nghiêm trọng của hành vi vi phạm này.
• Các hành vi vi phạm khác: Mức phạt tối đa là 03 tỷ đồng.

Ngoài ra, tùy theo mức độ vi phạm, cá nhân còn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật. Theo thống kê, nhiều doanh nghiệp tại Châu Âu đã phải đối mặt với các án phạt lên đến hàng chục triệu Euro do vi phạm GDPR (Quy định chung về bảo vệ dữ liệu), cho thấy tầm quan trọng của việc tuân thủ nghiêm ngặt.

Các hành vi bị nghiêm cấm trong xử lý dữ liệu cá nhân là gì?

Các hành vi bị cấm bao gồm xử lý dữ liệu trái pháp luật, chống phá Nhà nước, gây ảnh hưởng an ninh, cản trở hoạt động bảo vệ dữ liệu, lợi dụng bảo vệ dữ liệu để vi phạm pháp luật, mua bán dữ liệu trái phép, chiếm đoạt hoặc làm lộ dữ liệu cá nhân.

Điều 8 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP và Điều 7 Luật số 91/2025/QH15 liệt kê các hành vi bị nghiêm cấm, bao gồm:

• Xử lý dữ liệu cá nhân trái với quy định của pháp luật.
• Xử lý dữ liệu cá nhân để chống lại Nhà nước, gây ảnh hưởng tới an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân khác.
• Cản trở hoạt động bảo vệ dữ liệu cá nhân của cơ quan có thẩm quyền.
• Lợi dụng hoạt động bảo vệ dữ liệu cá nhân để vi phạm pháp luật.
• Sử dụng dữ liệu cá nhân của người khác, cho người khác sử dụng dữ liệu cá nhân của mình để thực hiện hành vi trái quy định của pháp luật (Luật số 91/2025/QH15).
• Mua, bán dữ liệu cá nhân, trừ trường hợp luật có quy định khác (Luật số 91/2025/QH15).
• Chiếm đoạt, cố ý làm lộ, làm mất dữ liệu cá nhân (Luật số 91/2025/QH15).

Việc nắm rõ các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý mà còn xây dựng một môi trường kinh doanh tin cậy và bền vững. Việc đầu tư vào tuân thủ pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân là một khoản đầu tư mang lại lợi ích lâu dài cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Nguyên Tắc Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 13/2023/NĐ-CP của Chính phủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.
• Báo cáo chi phí vi phạm dữ liệu của IBM (Cost of a Data Breach Report).
• Tổng quan về GDPR: Quy định chung về bảo vệ dữ liệu của Liên minh Châu Âu.
• Cổng Dịch vụ công Quốc gia.