Hướng dẫn xử lý khiếu nại tố cáo về bảo vệ dữ liệu cá nhân

Xử lý khiếu nại tố cáo về bảo vệ dữ liệu cá nhân đúng quy trình giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của chủ thể dữ liệu và giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý. Với sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ DPO.VN, việc giải quyết các tranh chấp và tuân thủ pháp luật trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Thủ tục khiếu nại, quy trình tố cáo, giải quyết tranh chấp.

Các hình thức khiếu nại, tố cáo về bảo vệ dữ liệu cá nhân là gì và nên chọn con đường nào?

Chủ thể dữ liệu có ba con đường pháp lý chính: Khiếu nại trực tiếp đến tổ chức xử lý dữ liệu, tố cáo hành vi vi phạm đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền, hoặc khởi kiện dân sự ra Tòa án để yêu cầu bồi thường thiệt hại.

Khi quyền riêng tư dữ liệu bị xâm phạm, việc hiểu rõ các phương thức pháp lý để bảo vệ mình là vô cùng quan trọng. Cả Nghị định 13/2023/NĐ-CP và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 đều trao cho chủ thể dữ liệu nhiều quyền năng mạnh mẽ. Việc lựa chọn phương án nào phụ thuộc vào mức độ nghiêm trọng của hành vi vi phạm, mục tiêu của chủ thể dữ liệu và các bằng chứng hiện có.

Luật sư Nguyễn Tiến Hảo chia sẻ: “Chúng tôi thường khuyên khách hàng bắt đầu bằng việc khiếu nại trực tiếp với doanh nghiệp. Đây là cách nhanh nhất để giải quyết các sai sót nhỏ và thể hiện thiện chí. Tuy nhiên, đối với các vi phạm nghiêm trọng như mua bán dữ liệu hoặc cố ý làm lộ thông tin nhạy cảm, việc tố cáo trực tiếp tới cơ quan chức năng hoặc khởi kiện là biện pháp cần thiết để có sự can thiệp mạnh mẽ và yêu cầu bồi thường thỏa đáng.”

Quy trình xử lý khiếu nại, tố cáo về bảo vệ dữ liệu cá nhân cho chủ thể dữ liệu thực hiện như thế nào?

Chủ thể dữ liệu cần thực hiện theo các bước: (1) Thu thập bằng chứng, (2) Gửi yêu cầu/khiếu nại đến tổ chức, (3) Tố cáo tới Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05) nếu cần, và (4) Khởi kiện ra Tòa án để yêu cầu bồi thường.

Để bảo vệ quyền lợi của mình một cách hiệu quả, chủ thể dữ liệu cần tuân thủ một quy trình rõ ràng và bài bản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước mà DPO.VN khuyến nghị.

Bước 1: Thu thập và lập vi bằng các bằng chứng liên quan đến vi phạm?

Cần thu thập các bằng chứng như email, tin nhắn, ảnh chụp màn hình, ghi âm cuộc gọi, hoặc các tài liệu khác chứng minh hành vi xử lý dữ liệu cá nhân trái phép của tổ chức.

Bằng chứng là yếu tố quyết định sự thành công của một vụ khiếu nại, tố cáo. Các loại bằng chứng cần thu thập bao gồm:

• Bằng chứng về việc thu thập dữ liệu: Ảnh chụp màn hình các biểu mẫu đăng ký, hợp đồng, chính sách quyền riêng tư mà bạn đã đồng ý.
• Bằng chứng về việc xử lý sai mục đích: Email marketing, tin nhắn quảng cáo, cuộc gọi làm phiền mà bạn không đăng ký nhận.
• Bằng chứng về việc làm lộ dữ liệu: Thông báo từ bên thứ ba cho thấy dữ liệu của bạn đã bị rò rỉ từ một nguồn cụ thể, hoặc thông tin cá nhân của bạn xuất hiện trên các diễn đàn công khai.
• Lịch sử trao đổi: Lưu lại toàn bộ email, tin nhắn trao đổi với tổ chức về vấn đề dữ liệu cá nhân.

Để tăng tính pháp lý, bạn nên xem xét việc lập vi bằng tại các văn phòng Thừa phát lại đối với các bằng chứng điện tử quan trọng.

Bước 2: Gửi khiếu nại trực tiếp đến Bên Kiểm soát hoặc Bên xử lý dữ liệu cá nhân?

Soạn thảo một văn bản khiếu nại chính thức, nêu rõ thông tin cá nhân, nội dung vi phạm, yêu cầu cụ thể và gửi đến bộ phận chịu trách nhiệm của tổ chức qua các kênh liên lạc chính thức.

Việc khiếu nại trực tiếp cho phép tổ chức có cơ hội khắc phục sai sót. Đơn khiếu nại cần có các nội dung chính sau:

• Thông tin của bạn (Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email).
• Thông tin về tổ chức bị khiếu nại.
• Mô tả chi tiết hành vi vi phạm, thời gian, địa điểm xảy ra.
• Trích dẫn các điều khoản pháp luật bị vi phạm (nếu có thể, ví dụ: Điều 9, Điều 16 Nghị định 13/2023/NĐ-CP).
• Yêu cầu cụ thể: Yêu cầu xóa dữ liệu, ngừng gửi quảng cáo, cung cấp thông tin về việc xử lý dữ liệu…
• Gửi kèm các bằng chứng đã thu thập.

Doanh nghiệp có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết khiếu nại theo quy định. Ví dụ, theo Điều 16 khoản 5 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, yêu cầu xóa dữ liệu phải được thực hiện trong 72 giờ.

Bước 3: Gửi hồ sơ tố cáo đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền?

Nếu khiếu nại không được giải quyết, chủ thể dữ liệu có thể gửi hồ sơ tố cáo đến Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05) – Bộ Công an, cơ quan chuyên trách về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Khi biện pháp khiếu nại nội bộ không hiệu quả, bạn có quyền tố cáo hành vi vi phạm đến cơ quan chức năng.

• Cơ quan tiếp nhận: Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05) thuộc Bộ Công an là cơ quan chuyên trách, theo quy định tại Điều 29 Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
• Hồ sơ cần chuẩn bị:
  • Đơn tố cáo vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, sử dụng Mẫu số 03b ban hành kèm theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
  • Bản sao các bằng chứng đã thu thập.
  • Bản sao các văn bản trao đổi, khiếu nại với tổ chức (nếu có).
• Cách thức gửi: Bạn có thể gửi hồ sơ qua các hình thức được hướng dẫn tại Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân (khi đi vào hoạt động), gửi trực tiếp, hoặc qua đường bưu chính đến địa chỉ của Cục A05.

Bước 4: Khởi kiện tại Tòa án để yêu cầu bồi thường thiệt hại?

Để yêu cầu bồi thường thiệt hại, chủ thể dữ liệu cần nộp đơn khởi kiện tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền, kèm theo các bằng chứng chứng minh thiệt hại thực tế đã xảy ra.

Quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại được quy định tại Điều 9 khoản 10 Nghị định 13/2023/NĐ-CP. Đây là một quy trình pháp lý phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng:

• Xác định thiệt hại: Thiệt hại có thể là vật chất (mất tiền, chi phí khắc phục) hoặc tinh thần (tổn thất về danh dự, uy tín). Cần có bằng chứng cụ thể cho các thiệt hại này.
• Hồ sơ khởi kiện: Bao gồm đơn khởi kiện, các tài liệu, bằng chứng chứng minh hành vi vi phạm và thiệt hại.
• Tòa án có thẩm quyền: Thường là Tòa án nhân dân cấp huyện nơi bị đơn (tổ chức, cá nhân vi phạm) có trụ sở hoặc nơi cư trú.

Do tính phức tạp của thủ tục tố tụng, DPO.VN khuyến cáo bạn nên tìm đến sự tư vấn của luật sư có chuyên môn để đảm bảo quyền lợi tốt nhất.

Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình tiếp nhận và giải quyết khiếu nại nội bộ ra sao để tuân thủ pháp luật?

Doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình 5 bước: (1) Chỉ định bộ phận/nhân sự phụ trách, (2) Công khai kênh tiếp nhận, (3) Xác minh và phân loại khiếu nại, (4) Phản hồi và xử lý, (5) Lưu trữ hồ sơ để chứng minh sự tuân thủ.

Xây dựng một quy trình giải quyết khiếu nại nội bộ chuyên nghiệp không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cách hiệu quả để doanh nghiệp bảo vệ uy tín và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, nhân viên. Một quy trình hiệu quả giúp giải quyết các vấn đề ngay từ đầu, tránh leo thang thành các vụ việc pháp lý phức tạp.

• Bước 1: Chỉ định bộ phận chuyên trách (DPO): Điều 28 Nghị định 13/2023/NĐ-CP yêu cầu chỉ định bộ phận và nhân sự phụ trách bảo vệ dữ liệu khi xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Đây nên là đầu mối tiếp nhận và xử lý mọi khiếu nại liên quan.
• Bước 2: Thiết lập và công khai kênh tiếp nhận: Cung cấp các kênh liên lạc rõ ràng (email, hotline, biểu mẫu trên website) để chủ thể dữ liệu dễ dàng gửi khiếu nại.
• Bước 3: Quy trình xác minh và xử lý:
  • Tiếp nhận và ghi nhận: Gửi xác nhận đã nhận được khiếu nại cho chủ thể dữ liệu trong vòng 24-48 giờ.
  • Xác minh thông tin: Kiểm tra tính hợp lệ của khiếu nại và các bằng chứng đi kèm.
  • Giải quyết: Thực hiện các hành động khắc phục theo yêu cầu (nếu hợp lệ) trong thời hạn quy định (ví dụ, 72 giờ để xóa dữ liệu).
• Bước 4: Thông báo kết quả: Phản hồi bằng văn bản cho người khiếu nại về kết quả xử lý, nêu rõ các biện pháp đã thực hiện.
• Bước 5: Lưu trữ hồ sơ: Lưu lại toàn bộ quá trình xử lý khiếu nại để phục vụ nguyên tắc trách nhiệm giải trình khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Sau khi nộp đơn, thời hạn và quy trình xử lý của cơ quan chức năng diễn ra như thế nào?

Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ tiến hành xác minh, điều tra. Tùy thuộc vào tính chất vụ việc, cơ quan có thể yêu cầu các bên giải trình, tiến hành thanh tra, kiểm tra và ra quyết định xử phạt hành chính hoặc chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra hình sự.

Quy trình xử lý của Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05) sau khi nhận được tố cáo sẽ tuân thủ theo các quy định của pháp luật về giải quyết tố cáo và các quy định chuyên ngành.

• Tiếp nhận và xử lý ban đầu: Trong thời hạn quy định của Luật Tố cáo, cơ quan chức năng sẽ xem xét đơn và quyết định thụ lý giải quyết.
• Xác minh, điều tra: Cục A05 có thể yêu cầu Bên bị tố cáo cung cấp Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân, nhật ký hệ thống và các tài liệu liên quan để làm rõ nội dung tố cáo.
• Thanh tra, kiểm tra: Cơ quan chức năng có quyền tiến hành thanh tra, kiểm tra đột xuất hoạt động xử lý dữ liệu của tổ chức bị tố cáo.
• Ra quyết định xử lý: Dựa trên kết quả xác minh, Cục A05 sẽ ban hành kết luận và quyết định xử phạt vi phạm hành chính nếu có. Mức phạt có thể rất cao, như quy định tại Điều 8 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15, có thể lên tới 5% tổng doanh thu năm trước của tổ chức.
• Thông báo kết quả: Người tố cáo sẽ được thông báo về kết quả giải quyết.

Toàn bộ quy trình này nhằm đảm bảo mọi hành vi vi phạm đều được xử lý nghiêm minh, góp phần xây dựng một môi trường số an toàn và tin cậy.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Xử lý Khiếu nại, Tố cáo

Tài liệu tham khảo

• Cổng Thông tin điện tử Bộ Công an.
• Nghị định 13/2023/NĐ-CP của Chính phủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Luật Khiếu nại 2011.
• Luật Tố cáo 2018.
• Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.