Cập Nhật Hồ Sơ Đánh Giá Tác Động Chuyển Dữ Liệu Cá Nhân Ra Nước Ngoài

Cập nhật hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài là một nghĩa vụ pháp lý bắt buộc, giúp doanh nghiệp duy trì sự tuân thủ liên tục và giảm thiểu rủi ro bị xử phạt. Để quy trình này diễn ra thuận lợi, DPO.VN mang đến giải pháp toàn diện giúp bạn hoàn thiện các thủ tục thay đổi và báo cáo một cách chính xác. Việc chủ động trong báo cáo thay đổi hồ sơ không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp.

Tại sao việc cập nhật hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài lại quan trọng?

Việc cập nhật hồ sơ không chỉ là một yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là cơ chế quan trọng để đảm bảo hoạt động chuyển dữ liệu của doanh nghiệp luôn minh bạch, an toàn và phù hợp với thực tiễn kinh doanh, giúp giảm thiểu rủi ro bị xử phạt và xây dựng lòng tin với khách hàng.

Hoạt động kinh doanh luôn biến động không ngừng, từ việc thay đổi đối tác, áp dụng công nghệ mới cho đến tái cấu trúc tổ chức. Mỗi thay đổi này đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức và mục đích xử lý dữ liệu cá nhân, đặc biệt là khi dữ liệu được chuyển ra ngoài biên giới Việt Nam. Việc lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài ban đầu chỉ phản ánh đúng hiện trạng tại thời điểm nộp. Nếu không được cập nhật, hồ sơ sẽ trở nên lỗi thời, không còn giá trị pháp lý và đặt doanh nghiệp vào tình thế rủi ro.

Luật sư Nguyễn Tiến Hảo chia sẻ: “Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần nộp hồ sơ một lần là xong. Đây là một sai lầm nghiêm trọng. Cơ quan chức năng, cụ thể là Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05), có quyền kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất. Một hồ sơ không phản ánh đúng thực tế hoạt động sẽ bị coi là vi phạm và có thể dẫn đến quyết định yêu cầu ngừng chuyển dữ liệu, gây gián đoạn hoạt động kinh doanh quốc tế của doanh nghiệp.”

Do đó, việc duy trì một hồ sơ đánh giá tác động được cập nhật thường xuyên là minh chứng rõ ràng nhất cho trách nhiệm giải trình và sự tuân thủ nghiêm túc của doanh nghiệp đối với pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải cập nhật hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới?

Doanh nghiệp phải cập nhật hồ sơ định kỳ 06 tháng một lần theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 hoặc cập nhật ngay lập tức khi có các thay đổi quan trọng như tái cấu trúc tổ chức, thay đổi nhân sự phụ trách, hoặc thay đổi ngành nghề kinh doanh liên quan đến xử lý dữ liệu.

Pháp luật Việt Nam đã quy định rất rõ ràng về các mốc thời gian và sự kiện buộc doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ cập nhật hồ sơ. Việc nắm vững các quy định này giúp bộ phận pháp chế và tuân thủ chủ động trong công việc.

Cập nhật định kỳ theo quy định như thế nào?

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15, tại Điều 22, yêu cầu doanh nghiệp phải cập nhật hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới định kỳ 06 tháng một lần khi có sự thay đổi.

Đây là một điểm mới và quan trọng của Luật sắp có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Quy định này nhằm đảm bảo hồ sơ của doanh nghiệp luôn được rà soát và phản ánh đúng nhất các hoạt động xử lý dữ liệu trong một khoảng thời gian hợp lý. DPO.VN khuyến nghị các doanh nghiệp nên thiết lập lịch nhắc nhở nội bộ để thực hiện việc rà soát và cập nhật này một cách hệ thống, tránh bỏ sót. Việc cập nhật định kỳ cho thấy sự chủ động và nghiêm túc của doanh nghiệp trong việc tuân thủ pháp luật.

Những trường hợp nào yêu cầu cập nhật hồ sơ ngay lập tức?

Theo Điều 22 của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15, có 03 trường hợp doanh nghiệp phải cập nhật hồ sơ ngay lập tức khi có sự thay đổi.

Bên cạnh việc cập nhật định kỳ, có những sự kiện thay đổi lớn trong hoạt động của doanh nghiệp đòi hỏi phải cập nhật hồ sơ ngay để thông báo cho cơ quan quản lý. Các trường hợp này bao gồm:

• Thay đổi về cơ cấu tổ chức: Khi cơ quan, tổ chức, đơn vị được tổ chức lại, chấm dứt hoạt động, giải thể, phá sản theo quy định của pháp luật. Sự thay đổi này ảnh hưởng đến pháp nhân chịu trách nhiệm về dữ liệu.
• Thay đổi về nhân sự hoặc đối tác bảo vệ dữ liệu: Khi có sự thay đổi thông tin về tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân, hoặc thay đổi nhân sự, bộ phận được chỉ định phụ trách bảo vệ dữ liệu trong nội bộ.
• Thay đổi về hoạt động kinh doanh: Khi phát sinh hoặc thay đổi ngành, nghề, dịch vụ kinh doanh liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân đã đăng ký trong hồ sơ. Ví dụ, một công ty công nghệ ban đầu chỉ lưu trữ dữ liệu người dùng, sau đó mở rộng sang phân tích dữ liệu đó cho mục đích quảng cáo.

Nghị định 13/2023/NĐ-CP tại khoản 6 Điều 25 cũng đã có quy định về việc cập nhật khi có sự thay đổi nội dung hồ sơ, và Luật mới đã cụ thể hóa các trường hợp này.

Quy trình và thủ tục cập nhật hồ sơ chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài được thực hiện như thế nào?

Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ theo Mẫu số 05a/05b, nộp qua Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân hoặc trực tiếp/bưu chính đến Cục A05, Bộ Công an. Thời hạn giải quyết phản hồi từ cơ quan chức năng là không quá 10 ngày làm việc.

Quy trình cập nhật hồ sơ được hướng dẫn chi tiết trong thủ tục hành chính công bố bởi Bộ Công an, dựa trên các quy định của Nghị định 13/2023/NĐ-CP.

DPO.VN tóm tắt quy trình 4 bước như sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ. Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân (khi được Bộ Công an chính thức vận hành) hoặc tải trực tiếp các biểu mẫu cần thiết. Biểu mẫu chính là Mẫu số 05a (dành cho tổ chức) hoặc Mẫu số 05b (dành cho cá nhân) ban hành kèm theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
• Bước 2: Kê khai thông tin. Điền đầy đủ và chính xác các thông tin vào biểu mẫu, trong đó mô tả rõ ràng nội dung thay đổi và lý do thay đổi. Kèm theo đó là phiên bản cập nhật của Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài (theo Mẫu Đ25-DLCN-04) và các tài liệu chứng minh liên quan.
• Bước 3: Nộp hồ sơ. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba cách thức sau:
  • Trực tuyến: Nộp qua Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
  • Trực tiếp: Nộp tại trụ sở Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao, Bộ Công an.
  • Bưu chính: Gửi về Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính của Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao, Bộ Công an.
• Bước 4: Nhận kết quả. Cục A05 sẽ tiếp nhận và phản hồi thông tin về kết quả trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc (trừ ngày nghỉ, lễ, tết). Kết quả có thể được thông báo qua Cổng thông tin quốc gia hoặc bằng văn bản gửi về địa chỉ của tổ chức, cá nhân.

Những nội dung cụ thể nào cần được thay đổi trong hồ sơ cập nhật?

Mọi thay đổi trọng yếu so với hồ sơ đã nộp ban đầu cần được cập nhật, bao gồm thông tin về bên nhận dữ liệu, mục đích xử lý, loại dữ liệu được chuyển, các biện pháp bảo vệ dữ liệu, và thông tin về nhân sự/bộ phận phụ trách.

Khi thực hiện cập nhật, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ nội dung trong Mẫu Đ25-DLCN-04 đã nộp trước đó và làm rõ những điểm thay đổi. Các nội dung quan trọng cần đặc biệt lưu ý bao gồm:

• Thông tin về các bên liên quan: Cập nhật thông tin nếu có sự thay đổi về Bên nhận dữ liệu ở nước ngoài (ví dụ: thay đổi đối tác cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây từ Amazon Web Services sang Microsoft Azure) hoặc Bên thứ ba có liên quan.
• Mục đích và hoạt động xử lý: Nếu mục đích chuyển dữ liệu ra nước ngoài thay đổi hoặc có thêm mục đích mới, cần phải mô tả và luận giải rõ ràng.
• Loại dữ liệu được chuyển: Bổ sung hoặc loại bỏ các loại dữ liệu cá nhân được chuyển đi (ví dụ: trước đây chỉ chuyển dữ liệu cơ bản, nay có thêm dữ liệu nhạy cảm như dữ liệu sinh trắc học).
• Biện pháp bảo vệ dữ liệu: Cập nhật các biện pháp quản lý và kỹ thuật mới được áp dụng để tăng cường bảo mật (ví dụ: áp dụng tiêu chuẩn ISO/IEC 27001, nâng cấp hệ thống mã hóa).
• Thông tin nhân sự và bộ phận phụ trách: Thay đổi người đứng đầu bộ phận bảo vệ dữ liệu hoặc thông tin liên lạc của nhân sự chuyên trách.
• Đánh giá tác động: Rà soát và cập nhật lại phần đánh giá tác động, đặc biệt là các tác động đến quyền của chủ thể dữ liệu và an ninh quốc gia nếu các thay đổi trên có thể tạo ra rủi ro mới.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những biểu mẫu và tài liệu gì cho việc cập nhật?

Một bộ hồ sơ cập nhật đầy đủ bao gồm: Thông báo thay đổi nội dung hồ sơ (Mẫu số 05a hoặc 05b), phiên bản cập nhật của Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài (Mẫu Đ25-DLCN-04), và các văn bản, tài liệu chứng minh cho sự thay đổi.

Để đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng và hợp lệ, việc chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo yêu cầu là rất quan trọng. Dựa trên thủ tục hành chính về việc thông báo thay đổi nội dung hồ sơ, DPO.VN đã tổng hợp danh sách các tài liệu cần thiết:

Các văn bản, tài liệu liên quan có thể bao gồm: quyết định tái cấu trúc công ty, quyết định bổ nhiệm nhân sự mới, hợp đồng mới ký với đối tác nước ngoài, tài liệu mô tả giải pháp kỹ thuật bảo mật mới…

Hậu quả pháp lý nào doanh nghiệp phải đối mặt nếu không cập nhật hồ sơ đúng hạn?

Việc không cập nhật hồ sơ đúng hạn là một hành vi vi phạm nghiêm trọng, có thể dẫn đến mức phạt hành chính lên tới 5% tổng doanh thu của năm trước liền kề, và bị Bộ Công an yêu cầu ngừng hoạt động chuyển dữ liệu ra nước ngoài, gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.

Việc tuân thủ nghĩa vụ cập nhật hồ sơ mang lại lợi ích to lớn trong việc duy trì hoạt động kinh doanh ổn định và xây dựng uy tín. Ngược lại, việc bỏ qua hoặc chậm trễ thực hiện nghĩa vụ này sẽ đặt doanh nghiệp trước những rủi ro pháp lý đáng kể.

1. Chế tài xử phạt hành chính nghiêm khắc: Theo khoản 4, Điều 8 của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15, hành vi vi phạm quy định về chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới có thể bị phạt tiền tối đa lên đến 5% tổng doanh thu của năm trước liền kề. Đây là một trong những mức phạt tài chính cao nhất, có thể gây thiệt hại nặng nề cho doanh nghiệp.

2. Yêu cầu ngừng chuyển dữ liệu: Theo khoản 8, Điều 25 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, Bộ Công an có quyền quyết định yêu cầu Bên chuyển dữ liệu ra nước ngoài ngừng hoạt động này nếu không chấp hành quy định về hoàn thiện và cập nhật hồ sơ (khoản 5, khoản 6 Điều 25). Điều này có thể làm tê liệt các hoạt động kinh doanh phụ thuộc vào luồng dữ liệu quốc tế như thương mại điện tử, dịch vụ đám mây, tài chính…

3. Rủi ro về danh tiếng và uy tín: Một khi bị cơ quan chức năng kết luận vi phạm, uy tín của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng trong mắt khách hàng, đối tác và nhà đầu tư. Niềm tin vào khả năng bảo vệ dữ liệu của công ty sẽ suy giảm, dẫn đến mất mát khách hàng và cơ hội kinh doanh.

Do đó, việc đầu tư nguồn lực để đảm bảo hồ sơ luôn được cập nhật chính xác và kịp thời là một quyết định chiến lược, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong môi trường pháp lý ngày càng chặt chẽ.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Cập Nhật Hồ Sơ Chuyển Dữ Liệu Xuyên Biên Giới

Tài liệu tham khảo

• Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật
• Cổng Dịch vụ công Bộ Công an
• Nghị định số 13/2023/NĐ-CP ngày 17/4/2023 của Chính phủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân
• Cổng thông tin điện tử Chính phủ
• Tổng quan về GDPR: Quy định chung về bảo vệ dữ liệu của Liên minh Châu Âu