Cần Làm Gì Sau Khi Chuyển Dữ Liệu Cá Nhân Ra Nước Ngoài?

Cần làm gì sau khi chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài là hoàn thành nghĩa vụ thông báo pháp lý, duy trì giám sát và cập nhật hồ sơ để đảm bảo tuân thủ liên tục. DPO.VN cung cấp giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp thực hiện đúng các quy định về chuyển giao dữ liệu xuyên biên giới. Hoàn tất nghĩa vụ pháp lý, quy trình báo cáo, giám sát tuân thủ.

Nghĩa vụ thông báo pháp lý bắt buộc sau khi chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài là gì và thực hiện ra sao?

Doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05) thuộc Bộ Công an ngay sau khi việc chuyển dữ liệu diễn ra thành công, cung cấp thông tin về việc chuyển dữ liệu và chi tiết liên lạc của đơn vị phụ trách.

Sau khi hoàn tất việc lập và gửi Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, trách nhiệm của doanh nghiệp chưa dừng lại. Theo quy định tại Khoản 4, Điều 25 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, Bên chuyển dữ liệu có một nghĩa vụ pháp lý quan trọng và cấp bách: thông báo cho cơ quan chức năng về việc đã hoàn tất quá trình chuyển giao. Đây không phải là một thủ tục tùy chọn mà là một yêu cầu bắt buộc để đảm bảo sự minh bạch và trách nhiệm giải trình.

💡 Luật sư Nguyễn Tiến Hảo chia sẻ: “Nhiều doanh nghiệp thường tập trung toàn lực vào việc chuẩn bị Hồ sơ đánh giá tác động mà có thể bỏ sót bước thông báo sau cùng này. Đây là một sai lầm có thể dẫn đến rủi ro pháp lý không đáng có, bởi nó thể hiện sự thiếu tuân thủ trọn vẹn quy trình. Việc thông báo kịp thời không chỉ hoàn thành nghĩa vụ pháp lý mà còn xây dựng hồ sơ tuân thủ tích cực trong mắt cơ quan quản lý”.

Các bước thực hiện thông báo:

• Soạn thảo văn bản thông báo: Văn bản cần trình bày rõ ràng, súc tích các nội dung chính, bao gồm: xác nhận việc chuyển dữ liệu cá nhân đã diễn ra thành công, thời điểm hoàn tất, và thông tin chi tiết liên lạc của tổ chức, cá nhân phụ trách (tên bộ phận, họ tên người phụ trách, chức vụ, số điện thoại, email).
• Xác định cơ quan tiếp nhận: Văn bản thông báo phải được gửi đến Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05) – Bộ Công an.
• Gửi thông báo: Doanh nghiệp có thể gửi thông báo qua các hình thức như bưu chính, trực tiếp tại trụ sở cơ quan, hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân khi được triển khai chính thức.

Làm thế nào để duy trì và giám sát sự tuân thủ của bên nhận dữ liệu ở nước ngoài?

Doanh nghiệp cần thiết lập các điều khoản hợp đồng chặt chẽ, thực hiện kiểm tra định kỳ và yêu cầu báo cáo từ đối tác nước ngoài để đảm bảo họ xử lý dữ liệu đúng theo cam kết trong Hồ sơ đánh giá tác động đã nộp cho cơ quan chức năng Việt Nam.

Trách nhiệm của Bên chuyển dữ liệu không kết thúc tại biên giới Việt Nam. Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam tiếp tục được bảo vệ ở mức độ tương đương tại quốc gia tiếp nhận. Điều này được nhấn mạnh tại Điểm h, Khoản 2, Điều 25 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, yêu cầu phải có “văn bản thể hiện sự ràng buộc, trách nhiệm giữa các tổ chức, cá nhân chuyển và nhận dữ liệu”.

DPO.VN khuyến nghị các biện pháp giám sát hiệu quả sau:

• Điều khoản hợp đồng chi tiết (Data Processing Agreement – DPA): Hợp đồng với đối tác nước ngoài cần quy định rõ ràng về phạm vi, mục đích xử lý, các biện pháp bảo mật kỹ thuật và tổ chức phải áp dụng, nghĩa vụ thông báo khi có sự cố, và quyền kiểm tra, giám sát của doanh nghiệp Việt Nam.
• Yêu cầu chứng nhận và báo cáo tuân thủ: Yêu cầu đối tác cung cấp các chứng chỉ bảo mật quốc tế (như ISO/IEC 27001, SOC 2) và gửi báo cáo định kỳ về tình hình xử lý dữ liệu và các biện pháp bảo vệ đang áp dụng.
• Thực hiện quyền kiểm tra (Audit Rights): Hợp đồng nên bao gồm điều khoản cho phép Bên chuyển dữ liệu hoặc một bên thứ ba độc lập tiến hành kiểm tra, đánh giá thực tế hoạt động xử lý dữ liệu của Bên nhận.
• Thiết lập kênh liên lạc và xử lý sự cố: Xây dựng một quy trình phối hợp rõ ràng để trao đổi thông tin, giải quyết các yêu cầu của chủ thể dữ liệu và ứng phó kịp thời khi có sự cố an ninh mạng xảy ra tại nước ngoài.

Khi nào doanh nghiệp cần cập nhật Hồ sơ đánh giá tác động và quy trình thực hiện là gì?

Doanh nghiệp phải cập nhật hồ sơ khi có bất kỳ thay đổi nào về nội dung đã gửi cho Bộ Công an, chẳng hạn như thay đổi mục đích xử lý, loại dữ liệu, đối tác nhận dữ liệu, hoặc biện pháp bảo vệ. Quy trình cập nhật bao gồm việc nộp lại hồ sơ đã sửa đổi.

Việc tuân thủ không phải là một hoạt động tĩnh. Môi trường kinh doanh và công nghệ luôn thay đổi, đòi hỏi doanh nghiệp phải linh hoạt và cập nhật các cam kết của mình. Cả Nghị định 13/2023/NĐ-CP (Khoản 6, Điều 25) và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (Điều 22) đều quy định rõ nghĩa vụ cập nhật hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài.

Các trường hợp cần cập nhật hồ sơ ngay lập tức:

Quy trình cập nhật hồ sơ:

1. Lập Thông báo thay đổi: Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 05a (dành cho tổ chức) hoặc Mẫu số 05b (dành cho cá nhân) ban hành kèm theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP để mô tả tóm tắt nội dung và lý do thay đổi.
2. Cập nhật Hồ sơ đánh giá tác động: Sửa đổi, bổ sung các thông tin liên quan trực tiếp trong Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài (Mẫu Đ25-DLCN-04).
3. Gửi hồ sơ cập nhật: Nộp Thông báo thay đổi kèm theo hồ sơ đã được cập nhật và các tài liệu chứng minh liên quan cho Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao.

Doanh nghiệp phải xử lý như thế nào nếu xảy ra sự cố vi phạm dữ liệu ở nước ngoài?

Doanh nghiệp phải phối hợp ngay với bên nhận dữ liệu ở nước ngoài để xử lý sự cố, đồng thời phải thông báo cho Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao trong vòng 72 giờ kể từ khi phát hiện vi phạm, theo quy định chung về báo cáo vi phạm dữ liệu.

Rủi ro vi phạm dữ liệu không bị giới hạn bởi biên giới quốc gia. Khi dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam bị lộ, lọt, hoặc xử lý sai mục đích tại nước ngoài, trách nhiệm của bên chuyển dữ liệu cá nhân ở nước ngoài tại Việt Nam vẫn rất lớn. Điều 23 của Nghị định 13/2023/NĐ-CP và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân đều quy định về nghĩa vụ thông báo vi phạm, và nghĩa vụ này áp dụng cho cả các sự cố xảy ra bên ngoài lãnh thổ Việt Nam.

Quy trình ứng phó được khuyến nghị:

• Kích hoạt Kế hoạch ứng phó sự cố: Ngay khi nhận được thông tin từ đối tác nước ngoài hoặc tự phát hiện, doanh nghiệp cần kích hoạt kế hoạch ứng phó sự cố đã được xây dựng sẵn.
• Phối hợp với Bên nhận dữ liệu: Yêu cầu đối tác nước ngoài cung cấp đầy đủ thông tin về bản chất của vi phạm, số lượng chủ thể dữ liệu bị ảnh hưởng, các biện pháp đã và đang thực hiện để ngăn chặn và khắc phục.
• Thông báo cho cơ quan chức năng Việt Nam: Doanh nghiệp phải lập Thông báo vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Mẫu số 03a (dành cho tổ chức) và gửi đến Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao chậm nhất 72 giờ sau khi phát hiện sự cố.
• Thông báo cho chủ thể dữ liệu (nếu cần): Đánh giá mức độ rủi ro đối với quyền và lợi ích của chủ thể dữ liệu. Nếu rủi ro cao, doanh nghiệp cần cân nhắc thông báo cho những người bị ảnh hưởng để họ có biện pháp tự bảo vệ.
• Ghi nhận và rút kinh nghiệm: Lập biên bản chi tiết về sự cố, quá trình xử lý và các biện pháp khắc phục để hoàn thiện quy trình bảo mật trong tương lai.

Cần chuẩn bị những gì để sẵn sàng cho hoạt động kiểm tra của cơ quan chức năng?

Doanh nghiệp phải lưu trữ và duy trì đầy đủ, sẵn sàng cung cấp các tài liệu chứng minh sự tuân thủ, bao gồm Hồ sơ đánh giá tác động, văn bản thông báo, hợp đồng với đối tác nước ngoài, và các bằng chứng về việc thực hiện biện pháp bảo vệ dữ liệu đã cam kết.

Theo Khoản 7, Điều 25 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, Bộ Công an có thẩm quyền kiểm tra hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài định kỳ mỗi năm một lần, hoặc kiểm tra đột xuất khi có dấu hiệu vi phạm. Để luôn ở trong tư thế sẵn sàng, DPO.VN nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng một hệ thống hồ sơ tuân thủ vững chắc.

Danh mục tài liệu cần chuẩn bị sẵn sàng:

• Hồ sơ đánh giá tác động: Lưu trữ bản chính của Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài (Mẫu Đ25-DLCN-04) và tất cả các phiên bản đã được cập nhật.
• Bằng chứng đã thông báo: Lưu trữ bản sao văn bản thông báo đã gửi cho Cục An ninh mạng và các phản hồi (nếu có).
• Hợp đồng và thỏa thuận: Toàn bộ hợp đồng, thỏa thuận xử lý dữ liệu (DPA) với các đối tác nước ngoài, thể hiện rõ ràng các cam kết và trách nhiệm của các bên.
• Bằng chứng về sự đồng ý: Lưu trữ các bằng chứng về việc đã nhận được sự đồng ý hợp lệ từ chủ thể dữ liệu cho việc chuyển dữ liệu ra nước ngoài.
• Tài liệu về biện pháp bảo mật: Các chính sách, quy trình nội bộ, báo cáo kiểm tra an ninh mạng, kết quả đánh giá rủi ro liên quan đến việc bảo vệ dữ liệu được chuyển đi.
• Nhật ký xử lý và sự cố: Ghi nhận lại các hoạt động xử lý dữ liệu quan trọng và chi tiết về bất kỳ sự cố an ninh nào đã xảy ra và cách thức xử lý.

Hoàn thành các nghĩa vụ sau khi chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự cẩn trọng và chủ động từ phía doanh nghiệp. Việc tuân thủ đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và tài chính mà còn là yếu tố quan trọng để xây dựng niềm tin với khách hàng và khẳng định vị thế trên thị trường toàn cầu.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Nghĩa Vụ Sau Khi Chuyển Dữ Liệu Cá Nhân Ra Nước Ngoài

Tài liệu tham khảo

• Nghị định số 13/2023/NĐ-CP ngày 17/4/2023 về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (số 91/2025/QH15).
• Thủ tục hành chính về Bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• IBM (2023), Cost of a Data Breach Report 2023.