Các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật

Biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân là các giải pháp quản lý và kỹ thuật bắt buộc giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, bảo vệ an toàn thông tin và xây dựng niềm tin vững chắc. Áp dụng đúng các phương pháp bảo vệ thông tin cá nhân là chìa khóa để vận hành an toàn, được chuyên gia tại DPO.VN tư vấn chi tiết. An toàn dữ liệu, tuân thủ pháp luật, quy trình bảo mật.

Pháp luật Việt Nam phân loại các nhóm biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân chính như thế nào?

Theo Điều 26 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân được phân thành các nhóm chính: biện pháp quản lý, biện pháp kỹ thuật, biện pháp do cơ quan quản lý nhà nước thực hiện, và các biện pháp pháp lý khác.

Để xây dựng một hệ thống bảo vệ dữ liệu cá nhân toàn diện, doanh nghiệp cần hiểu rõ và áp dụng đồng bộ các nhóm biện pháp được pháp luật quy định. Việc phân loại này giúp tổ chức có cái nhìn tổng quan, từ đó triển khai các hành động cụ thể và phù hợp với quy mô, lĩnh vực hoạt động của mình. Các biện pháp này phải được áp dụng ngay từ khi bắt đầu và trong suốt quá trình xử lý dữ liệu.

Biện pháp quản lý là gì và bao gồm những hoạt động nào?

Biện pháp quản lý là các hoạt động mang tính tổ chức, xây dựng chính sách và quy trình nội bộ do doanh nghiệp thực hiện để định hình một khuôn khổ tuân thủ pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Đây là nền tảng của mọi chương trình bảo vệ dữ liệu, tập trung vào con người và quy trình. Các biện pháp này đảm bảo rằng mọi cá nhân trong tổ chức đều nhận thức được trách nhiệm của mình và có một lộ trình rõ ràng để tuân thủ. Các hoạt động quản lý cốt lõi bao gồm:

• Xây dựng và ban hành quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân: Theo Điều 27 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, doanh nghiệp phải xây dựng các chính sách, quy định nội bộ, nêu rõ những việc cần làm để tuân thủ pháp luật. Chính sách này cần xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân.
• Chỉ định bộ phận và nhân sự phụ trách: Đặc biệt quan trọng khi xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm, Điều 28 Nghị định 13/2023/NĐ-CP yêu cầu doanh nghiệp phải chỉ định bộ phận có chức năng bảo vệ dữ liệu cá nhân và nhân sự phụ trách, sau đó thông báo thông tin này cho Cơ quan chuyên trách.
• Đào tạo và nâng cao nhận thức: Tổ chức các buổi đào tạo định kỳ cho toàn thể nhân viên về các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu, các rủi ro an ninh mạng và quy trình nội bộ của công ty.
• Thực hiện đánh giá tác động: Lập và lưu trữ Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân theo Điều 24 Nghị định 13/2023/NĐ-CP và Điều 21 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 để xác định và giảm thiểu rủi ro.

Biện pháp kỹ thuật là gì và gồm những hoạt động nào?

Biện pháp kỹ thuật là các giải pháp công nghệ được triển khai để bảo vệ hệ thống thông tin và dữ liệu, ngăn chặn các hành vi truy cập, sử dụng, phá hủy hoặc làm lộ, mất dữ liệu trái phép.

Đây là lớp phòng thủ trực tiếp, sử dụng công nghệ để bảo vệ tài sản dữ liệu của doanh nghiệp. Việc lựa chọn và triển khai các biện pháp kỹ thuật phù hợp là yếu tố sống còn trong môi trường số hiện nay. 💡 Luật sư Nguyễn Tiến Hảo chia sẻ: Nhiều doanh nghiệp thường mắc sai lầm khi chỉ tập trung vào một vài công cụ đơn lẻ như tường lửa. Một hệ thống phòng thủ hiệu quả phải là sự kết hợp của nhiều lớp bảo vệ, từ mã hóa đến giám sát liên tục.

Các biện pháp kỹ thuật tiêu biểu bao gồm:

Các biện pháp khác do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện là gì?

Đây là các biện pháp do cơ quan nhà nước như Bộ Công an thực hiện để quản lý, thanh tra, kiểm tra và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, đảm bảo tính thượng tôn của pháp luật.

Ngoài các biện pháp tự thân của doanh nghiệp, pháp luật cũng quy định các biện pháp do cơ quan nhà nước thực hiện để đảm bảo một môi trường an toàn cho dữ liệu cá nhân trên quy mô quốc gia. Các biện pháp này bao gồm:

• Biện pháp điều tra, tố tụng: Do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện để xử lý các hành vi vi phạm có dấu hiệu hình sự.
• Thanh tra, kiểm tra: Cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao – Bộ Công an) có quyền thanh tra, kiểm tra việc tuân thủ quy định của doanh nghiệp (Điều 32, 35 Nghị định 13/2023/NĐ-CP).
• Yêu cầu ngừng chuyển dữ liệu: Trong trường hợp phát hiện vi phạm nghiêm trọng, đặc biệt là khi chuyển dữ liệu ra nước ngoài, Bộ Công an có thể yêu cầu ngừng hoạt động này (Điều 25 Nghị định 13/2023/NĐ-CP).

Doanh nghiệp cần triển khai những biện pháp cụ thể nào trong suốt vòng đời của dữ liệu?

Doanh nghiệp phải áp dụng các biện pháp bảo vệ phù hợp cho từng giai đoạn: thu thập dữ liệu một cách minh bạch và tối thiểu, xử lý và lưu trữ an toàn, và cuối cùng là xóa hoặc hủy dữ liệu một cách bảo mật khi không còn cần thiết.

Bảo vệ dữ liệu cá nhân không phải là một hành động đơn lẻ mà là một quy trình liên tục, xuyên suốt vòng đời của dữ liệu. Việc áp dụng các biện pháp bảo vệ phù hợp tại mỗi giai đoạn giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ toàn diện.

Giai đoạn thu thập: Cần áp dụng những biện pháp bảo vệ nào?

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp phải tập trung vào nguyên tắc minh bạch, giới hạn mục đích và tối thiểu hóa dữ liệu, đảm bảo có được sự đồng ý hợp lệ từ chủ thể dữ liệu trước khi thu thập.

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Một khi dữ liệu được thu thập không đúng cách, mọi hoạt động xử lý sau đó đều có thể trở nên bất hợp pháp.

• Thông báo rõ ràng (Minh bạch): Trước khi thu thập, doanh nghiệp phải thông báo cho chủ thể dữ liệu về mục đích xử lý, loại dữ liệu được sử dụng, cách thức xử lý, thông tin về các bên liên quan, và thời gian xử lý (Điều 13 Nghị định 13/2023/NĐ-CP).
• Lấy sự đồng ý hợp lệ: Sự đồng ý của chủ thể dữ liệu phải tự nguyện, rõ ràng và dựa trên việc họ đã biết đầy đủ thông tin. Sự im lặng không được coi là đồng ý (Điều 11 Nghị định 13/2023/NĐ-CP).
• Tối thiểu hóa dữ liệu: Chỉ thu thập lượng dữ liệu cần thiết và phù hợp với mục đích đã thông báo. Ví dụ, một ứng dụng đọc báo không nên yêu cầu quyền truy cập vào danh bạ hoặc lịch sử cuộc gọi.

Giai đoạn xử lý và lưu trữ: Cần bảo vệ dữ liệu ra sao?

Trong giai đoạn này, trọng tâm là đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu thông qua các biện pháp kỹ thuật và quản lý, đồng thời đảm bảo dữ liệu luôn chính xác và chỉ được lưu trữ trong thời gian cần thiết.

Khi dữ liệu đã nằm trong hệ thống của doanh nghiệp, trách nhiệm bảo vệ nó trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.

• Bảo mật (Security): Áp dụng các biện pháp kỹ thuật như mã hóa, tường lửa, kiểm soát truy cập. Với dữ liệu nhạy cảm, các yêu cầu bảo mật còn cao hơn (Điều 28 Nghị định 13/2023/NĐ-CP).
• Chính xác (Accuracy): Phải có cơ chế để cập nhật, bổ sung dữ liệu khi cần thiết, cho phép chủ thể dữ liệu xem và yêu cầu chỉnh sửa thông tin của họ (Điều 15 Nghị định 13/2023/NĐ-CP).
• Giới hạn lưu trữ (Storage Limitation): Dữ liệu chỉ được lưu trữ trong khoảng thời gian phù hợp với mục đích xử lý. Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách lưu trữ và tiêu hủy dữ liệu rõ ràng (Điều 16 Nghị định 13/2023/NĐ-CP).

Giai đoạn xóa và hủy: Làm thế nào để đảm bảo an toàn?

Doanh nghiệp phải thực hiện việc xóa, hủy dữ liệu cá nhân một cách an toàn, không thể khôi phục được khi mục đích xử lý đã hoàn thành, hết thời hạn lưu trữ hoặc theo yêu cầu hợp lệ của chủ thể dữ liệu.

Kết thúc vòng đời dữ liệu không có nghĩa là hết trách nhiệm. Việc xóa, hủy dữ liệu không đúng cách có thể dẫn đến rò rỉ thông tin nghiêm trọng. Điều 16 Nghị định 13/2023/NĐ-CP và Điều 14 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 quy định các trường hợp phải xóa dữ liệu, bao gồm khi chủ thể dữ liệu rút lại sự đồng ý hoặc khi mục đích xử lý đã hoàn thành. Đặc biệt, khoản 7 Điều 16 Nghị định 13 yêu cầu việc xóa phải đảm bảo dữ liệu không thể khôi phục được. Điều này đòi hỏi các phương pháp xóa an toàn như ghi đè dữ liệu nhiều lần (data overwriting) hoặc phá hủy vật lý các thiết bị lưu trữ.

Doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp tăng cường nào đối với dữ liệu cá nhân nhạy cảm?

Khi xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm, doanh nghiệp bắt buộc phải áp dụng các biện pháp bảo vệ ở mức độ cao hơn, bao gồm chỉ định bộ phận và nhân sự chuyên trách, đồng thời phải thông báo rõ ràng cho chủ thể dữ liệu về việc xử lý loại dữ liệu này.

Pháp luật nhận diện rõ ràng mức độ rủi ro cao hơn liên quan đến dữ liệu cá nhân nhạy cảm (được định nghĩa tại khoản 4 Điều 2 Nghị định 13/2023/NĐ-CP), do đó yêu cầu các biện pháp bảo vệ đặc thù. Điều 28 Nghị định 13/2023/NĐ-CP quy định cụ thể các yêu cầu này:

1. Áp dụng tất cả các biện pháp bảo vệ cơ bản: Doanh nghiệp phải triển khai đầy đủ các biện pháp quản lý và kỹ thuật như đối với dữ liệu cá nhân cơ bản.
2. Chỉ định bộ phận và nhân sự phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân: Đây là yêu cầu bắt buộc. Doanh nghiệp phải thành lập một bộ phận hoặc chỉ định ít nhất một cá nhân có chuyên môn để chịu trách nhiệm về các hoạt động bảo vệ dữ liệu. Thông tin về bộ phận và cá nhân này phải được trao đổi với Cơ quan chuyên trách (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao).
3. Thông báo cho chủ thể dữ liệu: Doanh nghiệp phải thông báo một cách rõ ràng cho chủ thể dữ liệu biết rằng dữ liệu của họ đang được xử lý là dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Điều này giúp chủ thể dữ liệu nhận thức rõ hơn về rủi ro và đưa ra quyết định đồng ý một cách có cân nhắc.

Ví dụ, một bệnh viện khi thu thập thông tin sức khỏe của bệnh nhân (dữ liệu nhạy cảm) phải có một phòng ban chuyên trách về quản lý hồ sơ bệnh án và bảo mật thông tin, đồng thời phải thông báo rõ cho bệnh nhân về việc thông tin sức khỏe của họ sẽ được bảo vệ như thế nào.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Biện Pháp Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân

Tài liệu tham khảo

• Nghị định số 13/2023/NĐ-CP ngày 17/4/2023 của Chính phủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Luật An ninh mạng số 24/2018/QH14.
• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15
• IBM: Báo cáo Chi phí Vi phạm Dữ liệu 2023.
• Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR).