Biện pháp quản lý để bảo vệ dữ liệu cá nhân trong doanh nghiệp

Biện pháp quản lý để bảo vệ dữ liệu cá nhân là hệ thống các chính sách, quy trình và cơ cấu tổ chức được doanh nghiệp xây dựng để đảm bảo tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro. DPO.VN mang đến giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp thiết lập khung quản trị dữ liệu vững chắc. Xây dựng chính sách, quy trình nội bộ, phân công trách nhiệm.

Tại sao doanh nghiệp phải ưu tiên triển khai các biện pháp quản lý để bảo vệ dữ liệu cá nhân?

Việc triển khai các biện pháp quản lý không chỉ là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân sắp có hiệu lực, mà còn là nền tảng để xây dựng lòng tin khách hàng, nâng cao uy tín thương hiệu và tránh các khoản phạt tài chính nặng nề.

Trong kỷ nguyên số, dữ liệu cá nhân đã trở thành tài sản vô giá nhưng cũng là nguồn rủi ro tiềm tàng lớn nhất đối với doanh nghiệp. Việc không có một hệ thống quản lý hiệu quả sẽ đặt doanh nghiệp trước những thách thức nghiêm trọng. Điều 26 Nghị định 13/2023/NĐ-CP nêu rõ, các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân bao gồm cả biện pháp quản lý do tổ chức, cá nhân có liên quan thực hiện.

Hơn nữa, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, có hiệu lực từ 01/01/2026, đã nâng mức xử phạt vi phạm hành chính lên rất cao. Cụ thể tại Điều 8, hành vi vi phạm quy định về chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới có thể bị phạt tới 5% tổng doanh thu của năm trước liền kề, và các vi phạm khác có thể bị phạt tới 03 tỷ đồng. Đây là những con số đủ sức tác động đến sự tồn tại của bất kỳ doanh nghiệp nào.

💡 Luật sư Nguyễn Tiến Hảo chia sẻ kinh nghiệm: Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào các giải pháp kỹ thuật như tường lửa hay phần mềm diệt virus mà xem nhẹ các biện pháp quản lý. Thực tế cho thấy, phần lớn các sự cố rò rỉ dữ liệu lại bắt nguồn từ lỗi của con người hoặc quy trình nội bộ lỏng lẻo. Xây dựng một khung quản trị vững chắc từ bên trong chính là cách bảo vệ hiệu quả và bền vững nhất.

Làm thế nào để xây dựng một bộ chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân toàn diện cho doanh nghiệp?

Để xây dựng chính sách toàn diện, doanh nghiệp cần bắt đầu bằng việc rà soát toàn bộ hoạt động xử lý dữ liệu, sau đó xây dựng các quy định cụ thể về thu thập, xử lý, lưu trữ, và hủy dữ liệu, đồng thời quy định rõ quyền của chủ thể dữ liệu và quy trình ứng phó sự cố.

Xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân không chỉ là việc sao chép một văn bản mẫu. Đó là quá trình thiết kế một bộ quy tắc vận hành phù hợp với đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân. DPO.VN đề xuất một quy trình 5 bước để xây dựng bộ chính sách hiệu quả:

1. Rà soát và Lập bản đồ Dữ liệu: Xác định tất cả các loại dữ liệu cá nhân đang được thu thập, mục đích sử dụng, nơi lưu trữ, các bên có quyền truy cập, và thời gian lưu trữ. Đây là bước nền tảng để hiểu rõ bức tranh toàn cảnh về dữ liệu trong tổ chức.
2. Soạn thảo Chính sách Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân Tổng thể: Văn bản này cần nêu rõ cam kết của lãnh đạo, định nghĩa các thuật ngữ chính (dữ liệu cá nhân, chủ thể dữ liệu, bên kiểm soát…), các nguyên tắc xử lý dữ liệu mà doanh nghiệp tuân thủ, và phạm vi áp dụng của chính sách.
3. Xây dựng các Quy trình Hỗ trợ:
   • Quy trình xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu: Hướng dẫn chi tiết cách tiếp nhận và xử lý các yêu cầu về quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa, hoặc rút lại sự đồng ý (theo Điều 9, 12, 15, 16 Nghị định 13/2023/NĐ-CP).
   • Quy trình ứng phó sự cố vi phạm dữ liệu: Lập kế hoạch hành động cụ thể khi xảy ra sự cố, bao gồm các bước điều tra, ngăn chặn, khắc phục và thông báo cho cơ quan chức năng theo Mẫu số 03a (đối với tổ chức) trong vòng 72 giờ.
   • Quy trình đánh giá tác động: Quy định khi nào và làm thế nào để thực hiện hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (theo Mẫu Đ24-DLCN-01, Mẫu Đ24-DLCN-02, Mẫu Đ24-DLCN-03) và đánh giá tác động chuyển dữ liệu ra nước ngoài (theo Mẫu Đ25-DLCN-04).
4. Phê duyệt và Phổ biến: Chính sách phải được cấp lãnh đạo cao nhất phê duyệt và được truyền thông, phổ biến đến toàn bộ nhân viên.
5. Rà soát và Cập nhật định kỳ: Chính sách cần được xem xét và cập nhật ít nhất mỗi năm một lần hoặc khi có sự thay đổi lớn trong hoạt động kinh doanh hoặc quy định pháp luật.

Làm thế nào để phân công vai trò và trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân một cách hiệu quả trong tổ chức?

Việc phân công hiệu quả đòi hỏi phải chỉ định một cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm chính (DPO), đồng thời xác định rõ nhiệm vụ của từng phòng ban liên quan (IT, Nhân sự, Pháp chế, Kinh doanh) thông qua một ma trận trách nhiệm rõ ràng.

Bảo vệ dữ liệu cá nhân là trách nhiệm chung của toàn doanh nghiệp, nhưng cần có sự phân công cụ thể để tránh chồng chéo hoặc bỏ sót nhiệm vụ.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải chỉ định nhân sự hoặc bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân không?

Có, việc chỉ định là bắt buộc đối với các doanh nghiệp xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm, và là một thông lệ tốt được khuyến nghị mạnh mẽ cho tất cả các doanh nghiệp khác để đảm bảo tuân thủ và có đầu mối chịu trách nhiệm rõ ràng.

Điều 28 Nghị định 13/2023/NĐ-CP quy định rõ, đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm, doanh nghiệp phải chỉ định bộ phận có chức năng bảo vệ dữ liệu cá nhân và nhân sự phụ trách. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Điều 33 cũng tái khẳng định vai trò của bộ phận, nhân sự này.

Đối với các doanh nghiệp không xử lý dữ liệu nhạy cảm, dù pháp luật không bắt buộc, việc có một người hoặc một nhóm chịu trách nhiệm (thường gọi là Data Protection Officer – DPO) là một biện pháp quản lý cực kỳ hiệu quả. Người này sẽ là đầu mối liên lạc với cơ quan chức năng, tư vấn cho ban lãnh đạo, và giám sát việc tuân thủ trong nội bộ.

Tuy nhiên, có một số trường hợp được miễn trừ. Điều 43 Nghị định 13/2023/NĐ-CP cho phép doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ, vừa và khởi nghiệp được miễn trừ quy định này trong 02 năm đầu thành lập, trừ khi họ trực tiếp kinh doanh hoạt động xử lý dữ liệu. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (Điều 38) mở rộng thời gian miễn trừ lên 05 năm nhưng cũng siết chặt điều kiện không được miễn trừ.

Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân là gì?

Mỗi phòng ban có vai trò riêng: Ban lãnh đạo định hướng chiến lược, Pháp chế đảm bảo tuân thủ, IT triển khai kỹ thuật, Nhân sự quản lý dữ liệu nhân viên, và Kinh doanh/Marketing thu thập dữ liệu đúng luật.

DPO.VN khuyến nghị doanh nghiệp xây dựng một ma trận phân công trách nhiệm (RACI Chart) để làm rõ vai trò của từng bộ phận:

Làm thế nào để đào tạo và nâng cao nhận thức về bảo vệ dữ liệu cá nhân cho toàn thể nhân viên?

Doanh nghiệp cần xây dựng một chương trình đào tạo đa dạng và định kỳ, kết hợp giữa các buổi tập huấn chính thức, tài liệu trực quan, truyền thông nội bộ và các bài kiểm tra thực tế để biến nhận thức thành hành động cụ thể.

Con người là mắt xích quan trọng nhất nhưng cũng yếu nhất trong chuỗi bảo vệ dữ liệu. Một chương trình đào tạo hiệu quả là biện pháp quản lý mang tính phòng ngừa cao.

• Đào tạo Nhận thức Chung (Cho toàn bộ nhân viên): Tổ chức các buổi đào tạo định kỳ (ít nhất mỗi năm một lần) về các nội dung cơ bản: dữ liệu cá nhân là gì, tại sao cần bảo vệ, các rủi ro phổ biến (ví dụ: lừa đảo phishing), và các quy định nội bộ của công ty.
• Đào tạo Chuyên sâu (Cho các bộ phận liên quan): Các phòng ban như IT, Nhân sự, Marketing cần được đào tạo sâu hơn về các quy trình liên quan trực tiếp đến công việc của họ. Ví dụ, đội ngũ marketing cần hiểu rõ các quy định về lấy sự đồng ý cho hoạt động quảng cáo (Điều 21 Nghị định 13).
• Sử dụng Hình thức Đa dạng: Kết hợp các buổi hội thảo, khóa học trực tuyến (e-learning), video ngắn, infographic, và email nhắc nhở để nội dung dễ tiếp thu và không nhàm chán.
• Kiểm tra và Diễn tập: Thực hiện các bài kiểm tra kiến thức sau đào tạo và tổ chức các cuộc diễn tập giả lập tấn công phishing để đánh giá mức độ nhận thức và khả năng phản ứng của nhân viên.
• Xây dựng Văn hóa Tôn trọng Dữ liệu: Ban lãnh đạo cần thể hiện sự cam kết mạnh mẽ và làm gương. Khen thưởng những cá nhân, tập thể thực hiện tốt công tác bảo vệ dữ liệu, và có chế tài rõ ràng đối với các hành vi vi phạm.

Doanh nghiệp cần kiểm soát các bên thứ ba có liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân như thế nào?

Doanh nghiệp phải thực hiện thẩm định nhà cung cấp một cách cẩn trọng, đưa các điều khoản bảo vệ dữ liệu chặt chẽ vào hợp đồng, và tiến hành kiểm tra định kỳ để đảm bảo bên thứ ba tuân thủ các cam kết và quy định của pháp luật.

Khi doanh nghiệp chia sẻ dữ liệu với một đối tác (ví dụ: nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây, agency marketing, công ty xử lý lương), trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp không kết thúc. Điều 38, 39 Nghị định 13 quy định rõ trách nhiệm của Bên Kiểm soát dữ liệu và Bên Xử lý dữ liệu. Doanh nghiệp (Bên Kiểm soát) phải đảm bảo Bên Xử lý có các biện pháp bảo vệ phù hợp.

Quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ cần những tiêu chí gì?

Các tiêu chí quan trọng bao gồm: uy tín và kinh nghiệm của nhà cung cấp, các chứng chỉ an ninh thông tin (như ISO 27001), chính sách bảo vệ dữ liệu rõ ràng, và khả năng hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ pháp lý.

Trước khi ký hợp đồng, DPO.VN khuyến nghị doanh nghiệp thực hiện một quy trình thẩm định (due diligence) bao gồm các bước sau:

• Yêu cầu cung cấp thông tin: Gửi bảng câu hỏi đánh giá an ninh cho nhà cung cấp, yêu cầu họ cung cấp thông tin về chính sách bảo mật, các biện pháp kỹ thuật đang áp dụng, các chứng chỉ đã đạt được.
• Kiểm tra pháp lý: Xác minh nhà cung cấp có tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Việt Nam không, đặc biệt là các quy định về chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài nếu họ đặt máy chủ ở nước ngoài.
• Đánh giá rủi ro: Phân tích các rủi ro tiềm ẩn khi làm việc với nhà cung cấp và yêu cầu họ trình bày các biện pháp giảm thiểu.

Những điều khoản nào về bảo vệ dữ liệu cá nhân cần có trong hợp đồng với bên thứ ba?

Hợp đồng phải quy định rõ mục đích và phạm vi xử lý dữ liệu, các biện pháp bảo mật bắt buộc, nghĩa vụ thông báo khi có sự cố, quyền kiểm tra của doanh nghiệp, và trách nhiệm bồi thường thiệt hại khi vi phạm.

Hợp đồng là công cụ pháp lý quan trọng nhất để ràng buộc trách nhiệm của bên thứ ba. Theo Điều 39 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, Bên Xử lý dữ liệu chỉ được tiếp nhận dữ liệu sau khi có hợp đồng hoặc thỏa thuận với Bên Kiểm soát. Hợp đồng này cần bao gồm các điều khoản tối thiểu sau:

• Mô tả chi tiết hoạt động xử lý: Ghi rõ loại dữ liệu được xử lý, mục đích, thời hạn và cách thức xử lý.
• Cam kết bảo mật: Bên thứ ba cam kết áp dụng các biện pháp bảo mật kỹ thuật và tổ chức không thấp hơn các biện pháp mà doanh nghiệp đang áp dụng.
• Nghĩa vụ hỗ trợ: Bên thứ ba có nghĩa vụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc trả lời yêu cầu của chủ thể dữ liệu và ứng phó với sự cố.
• Thông báo vi phạm: Quy định rõ thời gian và quy trình bên thứ ba phải thông báo cho doanh nghiệp ngay khi phát hiện sự cố vi phạm dữ liệu.
• Quyền kiểm tra và thanh tra: Doanh nghiệp có quyền thực hiện hoặc ủy quyền cho bên khác thực hiện kiểm tra việc tuân thủ của nhà cung cấp.
• Xóa hoặc trả lại dữ liệu: Quy định rõ nghĩa vụ của bên thứ ba phải xóa hoặc trả lại toàn bộ dữ liệu cho doanh nghiệp khi kết thúc hợp đồng.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Biện Pháp Quản Lý Để Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 13/2023/NĐ-CP của Chính phủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân
• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15
• Cổng Dịch vụ công Quốc gia, Thủ tục về Bảo vệ dữ liệu cá nhân
• ISO/IEC 27001 – Information security management systems
• Cổng thông tin điện tử Bộ Công an