Có bắt buộc phải thành lập bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân không?

Có bắt buộc phải thành lập bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân không là câu hỏi cấp thiết đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt khi xử lý dữ liệu nhạy cảm. Để đảm bảo tuân thủ, DPO.VN mang đến giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp xác định nghĩa vụ và triển khai hiệu quả. Tìm hiểu ngay quy định chỉ định nhân sự, điều kiện tuân thủ.

Doanh nghiệp nào bắt buộc phải chỉ định bộ phận và nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân?

Theo quy định, các doanh nghiệp xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm, bao gồm Bên Kiểm soát dữ liệu, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu, Bên Xử lý dữ liệu, và Bên thứ ba, đều phải chỉ định bộ phận có chức năng và nhân sự phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Câu hỏi về việc thành lập bộ phận chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân là một trong những ưu tiên hàng đầu của các cấp lãnh đạo, phòng pháp chế và IT trong bối cảnh pháp lý ngày càng siết chặt. Thay vì áp dụng một quy định chung cho tất cả, pháp luật Việt Nam đã có hướng tiếp cận linh hoạt, tập trung vào mức độ rủi ro của hoạt động xử lý dữ liệu.

Cụ thể, Điều 28 của Nghị định 13/2023/NĐ-CP đã xác định rõ các trường hợp bắt buộc. Điểm mấu chốt nằm ở loại dữ liệu được xử lý. Nếu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến dữ liệu cá nhân nhạy cảm, nghĩa vụ này sẽ được kích hoạt. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm bao gồm các thông tin về quan điểm chính trị, tôn giáo, tình trạng sức khỏe, dữ liệu di truyền, dữ liệu sinh trắc học, thông tin tài chính, vị trí, và các loại dữ liệu khác có khả năng gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân khi bị xâm phạm.

💡 Luật sư Nguyễn Tiến Hảo chia sẻ: Việc yêu cầu chỉ định nhân sự chuyên trách khi xử lý dữ liệu nhạy cảm là một bước đi tiệm cận với các tiêu chuẩn quốc tế như GDPR của Châu Âu. Điều này không chỉ là một nghĩa vụ pháp lý mà còn là một biện pháp quản trị rủi ro thông minh. Một nhân sự hoặc bộ phận am hiểu sâu sắc sẽ giúp doanh nghiệp chủ động phòng ngừa các sự cố, thay vì bị động khắc phục hậu quả, qua đó bảo vệ cả tài sản dữ liệu và uy tín thương hiệu một cách bền vững.

Nghĩa vụ này áp dụng cho tất cả các bên tham gia vào quá trình xử lý dữ liệu, bao gồm:

• Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân: Tổ chức, cá nhân quyết định mục đích và phương tiện xử lý.
• Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân: Tổ chức, cá nhân vừa quyết định mục đích, phương tiện, vừa trực tiếp xử lý.
• Bên Xử lý dữ liệu cá nhân: Tổ chức, cá nhân xử lý dữ liệu thay mặt cho Bên Kiểm soát.
• Bên thứ ba: Các bên khác được phép xử lý dữ liệu.

Sau khi chỉ định, doanh nghiệp còn có trách nhiệm trao đổi thông tin về bộ phận và cá nhân phụ trách này với Cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân, tức Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05) – Bộ Công an.

Doanh nghiệp có những lựa chọn nào để tuân thủ quy định về nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân?

Doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa việc chỉ định một bộ phận và nhân sự nội bộ (chuyên trách hoặc kiêm nhiệm) hoặc thuê một tổ chức, cá nhân bên ngoài cung cấp dịch vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân chuyên nghiệp để đáp ứng yêu cầu pháp luật.

Khi đã xác định thuộc đối tượng bắt buộc, doanh nghiệp cần cân nhắc chiến lược tuân thủ phù hợp nhất với quy mô, nguồn lực và mức độ phức tạp trong hoạt động xử lý dữ liệu của mình. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, tại Điều 33, đã mở ra các phương án linh hoạt, giúp doanh nghiệp có nhiều lựa chọn để thực hiện nghĩa vụ này.

Chỉ định bộ phận, nhân sự nội bộ (kiêm nhiệm hoặc chuyên trách) có ưu và nhược điểm gì?

Phương án này giúp tận dụng sự am hiểu sâu sắc về hoạt động nội bộ của doanh nghiệp, tuy nhiên có thể đối mặt với thách thức về chuyên môn sâu và nguy cơ xung đột lợi ích nếu nhân sự kiêm nhiệm nhiều vai trò.

Đây là lựa chọn phổ biến cho các tổ chức mong muốn kiểm soát chặt chẽ các hoạt động tuân thủ.

• Ưu điểm: Nhân sự nội bộ có sự am hiểu tường tận về cơ cấu tổ chức, luồng dữ liệu, văn hóa và các quy trình kinh doanh đặc thù. Điều này giúp họ nhanh chóng xác định rủi ro và tích hợp các biện pháp bảo vệ dữ liệu một cách liền mạch vào hoạt động hàng ngày. Sự có mặt thường trực cũng giúp việc trao đổi, tư vấn và xử lý sự cố diễn ra nhanh chóng hơn.
• Nhược điểm: Thách thức lớn nhất là tìm kiếm nhân sự có đủ cả kiến thức pháp lý và kỹ năng công nghệ. Lĩnh vực bảo vệ dữ liệu cá nhân còn khá mới tại Việt Nam, gây khó khăn trong tuyển dụng và đào tạo. Nếu chỉ định nhân sự kiêm nhiệm, ví dụ từ phòng IT hoặc pháp chế, có thể xảy ra xung đột lợi ích. Chẳng hạn, một Trưởng phòng IT có thể ưu tiên sự tiện lợi trong vận hành hệ thống hơn là các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt.

Thuê tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân bên ngoài mang lại lợi ích gì?

Thuê ngoài mang lại chuyên môn sâu, tính khách quan và hiệu quả chi phí, giúp doanh nghiệp tiếp cận ngay lập tức đội ngũ chuyên gia mà không cần đầu tư vào tuyển dụng và đào tạo nội bộ.

Điều 33 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 đã chính thức công nhận “Tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân” là một thành phần của lực lượng bảo vệ dữ liệu cá nhân. Đây là một giải pháp chiến lược, đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp không có nguồn lực dồi dào hoặc có hoạt động xử lý dữ liệu phức tạp.

• Ưu điểm: Doanh nghiệp có thể tiếp cận ngay một đội ngũ chuyên gia có kinh nghiệm thực chiến, am hiểu sâu về luật pháp và các tiêu chuẩn kỹ thuật. Dịch vụ thuê ngoài đảm bảo tính khách quan, độc lập, không bị ảnh hưởng bởi các mục tiêu kinh doanh nội bộ. Về mặt chi phí, đây thường là giải pháp kinh tế hơn so với việc xây dựng một đội ngũ chuyên trách, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tuyển dụng, đào tạo và duy trì nhân sự.
• Nhược điểm: Đơn vị cung cấp dịch vụ bên ngoài có thể cần thời gian để tìm hiểu sâu về quy trình và văn hóa của doanh nghiệp. Việc lựa chọn một đối tác uy tín, có năng lực và đáng tin cậy là yếu tố quyết định sự thành công của phương án này.

DPO.VN, với đội ngũ chuyên gia hàng đầu và sự đồng hành của Luật sư Nguyễn Tiến Hảo, tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ tuân thủ bảo vệ dữ liệu cá nhân toàn diện, giúp doanh nghiệp lựa chọn và triển khai phương án phù hợp nhất.

Vai trò, nhiệm vụ và điều kiện năng lực của bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân là gì?

Bộ phận này có nhiệm vụ tư vấn, giám sát việc tuân thủ, xử lý các yêu cầu của chủ thể dữ liệu, và là đầu mối liên lạc với cơ quan chức năng. Nhân sự phụ trách cần có kiến thức chuyên môn về pháp luật và công nghệ thông tin.

Dù được tổ chức dưới hình thức nội bộ hay thuê ngoài, bộ phận và nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân (thường được gọi là DPO – Data Protection Officer) đóng vai trò trung tâm trong việc đảm bảo tuân thủ.

Nhiệm vụ cốt lõi của bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân gồm những gì?

Nhiệm vụ chính bao gồm tư vấn cho ban lãnh đạo, giám sát tuân thủ nội bộ, nâng cao nhận thức nhân viên, xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu và hợp tác với cơ quan nhà nước khi có yêu cầu.

Chính phủ sẽ quy định chi tiết về nhiệm vụ của bộ phận này, nhưng dựa trên thông lệ quốc tế và tinh thần của pháp luật Việt Nam, các nhiệm vụ trọng tâm bao gồm:

• Tư vấn và phổ biến: Hướng dẫn, phổ biến và tư vấn cho doanh nghiệp về các quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân; tổ chức tập huấn, nâng cao nhận thức cho toàn thể nhân viên.
• Giám sát tuân thủ: Giám sát việc thực hiện các quy định pháp luật và chính sách nội bộ của doanh nghiệp, bao gồm cả việc thực hiện hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân.
• Quản lý yêu cầu: Là đầu mối tiếp nhận và xử lý các yêu cầu, khiếu nại của chủ thể dữ liệu liên quan đến quyền của họ (quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa dữ liệu…).
• Đầu mối liên lạc: Làm việc và hợp tác với Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05) và các cơ quan chức năng khác khi có thanh tra, kiểm tra hoặc sự cố xảy ra.

Nhân sự phụ trách cần đáp ứng những điều kiện năng lực nào?

Nhân sự cần có kiến thức vững vàng về pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân, am hiểu về an ninh mạng, công nghệ thông tin, và có kỹ năng quản lý rủi ro cũng như giao tiếp hiệu quả.

Điều 33 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 nhấn mạnh rằng bộ phận, nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân phải có đủ điều kiện năng lực. Mặc dù luật không quy định chi tiết bằng cấp, các tiêu chuẩn năng lực cần thiết bao gồm:

Doanh nghiệp nào được miễn trừ nghĩa vụ chỉ định bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân?

Doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ, vừa và khởi nghiệp được miễn trừ nghĩa vụ này trong một thời gian nhất định, trừ trường hợp họ kinh doanh dịch vụ xử lý dữ liệu, xử lý dữ liệu nhạy cảm hoặc xử lý dữ liệu quy mô lớn.

Nhằm giảm gánh nặng tuân thủ cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, pháp luật đã có những quy định miễn trừ rất cụ thể. Đây là thông tin quan trọng mà các chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) cần nắm rõ để xác định phạm vi trách nhiệm của mình.

Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP (Điều 43):

• Các doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa, và doanh nghiệp khởi nghiệp được quyền lựa chọn miễn trừ quy định về chỉ định cá nhân và bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân trong 02 năm đầu kể từ khi thành lập.

Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 (Điều 38):

• Thời gian miễn trừ được kéo dài lên 05 năm kể từ ngày Luật có hiệu lực đối với doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp khởi nghiệp.
• Hộ kinh doanh và doanh nghiệp siêu nhỏ được miễn trừ nghĩa vụ này vô thời hạn.

Tuy nhiên, điều quan trọng nhất cần lưu ý là các trường hợp ngoại lệ không được áp dụng miễn trừ. Dù thuộc quy mô nào, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải chỉ định bộ phận và nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân nếu:

• Trực tiếp kinh doanh hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân.
• Trực tiếp xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm.
• Xử lý dữ liệu cá nhân của số lượng lớn chủ thể dữ liệu (Chính phủ sẽ quy định chi tiết về số lượng này).

DPO.VN khuyến nghị rằng ngay cả khi được miễn trừ, các doanh nghiệp cũng nên có ít nhất một nhân sự kiêm nhiệm để theo dõi và đảm bảo tuân thủ các quy định cơ bản khác về bảo vệ dữ liệu cá nhân, nhằm xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.

Vai trò của nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân khác gì so với nhân viên an ninh mạng và pháp chế?

Nhân sự bảo vệ dữ liệu tập trung vào quyền riêng tư và tuân thủ pháp luật dữ liệu cá nhân, trong khi an ninh mạng bảo vệ hạ tầng kỹ thuật và pháp chế xử lý các vấn đề pháp lý chung của công ty.

Trong cơ cấu tổ chức, việc phân định rõ ràng vai trò, trách nhiệm giữa các vị trí liên quan là rất quan trọng để tránh chồng chéo và đảm bảo hiệu quả. Dù có những điểm giao thoa, chức năng của nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân (DPO) là độc nhất và khác biệt.

Tóm lại, trong khi bộ phận pháp chế đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng luật và IT Security bảo vệ tài sản công nghệ, thì DPO đóng vai trò là người bảo vệ quyền lợi cho chủ thể dữ liệu, đảm bảo rằng mọi hoạt động xử lý dữ liệu của doanh nghiệp đều hợp pháp, công bằng và minh bạch. Ba vai trò này cần phối hợp chặt chẽ để tạo nên một hệ thống phòng thủ toàn diện cho doanh nghiệp.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Việc Thành Lập Bộ Phận Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Luật An ninh mạng 24/2018/QH14.
• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15
• International Association of Privacy Professionals (IAPP): Trang thông tin chuyên ngành về quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu.
• Cổng Dịch vụ công Bộ Công an: Thủ tục hành chính liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân.