Rủi ro pháp lý thường gặp trong hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân

Rủi ro pháp lý thường gặp trong hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân là những thách thức nghiêm trọng về tuân thủ pháp luật mà mọi doanh nghiệp phải đối mặt, có thể dẫn đến các khoản phạt nặng nề và tổn hại uy tín. Để xây dựng một hệ thống vững chắc, giải pháp tối ưu đến từ DPO.VN, giúp doanh nghiệp chủ động phòng ngừa và quản lý các nguy cơ vi phạm pháp luật về bảo vệ dữ liệu, đảm bảo hoạt động kinh doanh an toàn và bền vững.

5 Rủi ro pháp lý cốt lõi trong xử lý dữ liệu cá nhân là gì?

Năm rủi ro pháp lý chính bao gồm: vi phạm về cơ sở pháp lý khi xử lý dữ liệu, thiếu sót hồ sơ hành chính bắt buộc, không đảm bảo quyền của chủ thể dữ liệu, xử lý khủng hoảng không đúng quy định khi xảy ra sự cố, và cuối cùng là phân công trách nhiệm mập mờ cùng với các biện pháp bảo vệ không tương xứng.

Trong kỷ nguyên số, dữ liệu cá nhân đã trở thành một tài sản vô giá, nhưng cũng là nguồn gốc của nhiều rủi ro pháp lý tiềm ẩn. Việc không tuân thủ các quy định tại Nghị định 13/2023/NĐ-CP và sắp tới là Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân có thể khiến doanh nghiệp phải đối mặt với các chế tài nghiêm khắc. Hiểu rõ và chủ động phòng ngừa 5 nhóm rủi ro cốt lõi sau đây là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp bảo vệ mình và phát triển bền vững.

1. Vi phạm về cơ sở pháp lý (Sự đồng ý và mục đích xử lý) có phải là rủi ro lớn nhất không?

Chắc chắn là có. Đây là rủi ro nền tảng và phổ biến nhất, vì mọi hoạt động xử lý dữ liệu đều phải bắt nguồn từ một cơ sở pháp lý hợp lệ. Sai phạm ở bước này sẽ khiến toàn bộ quy trình xử lý sau đó trở nên bất hợp pháp.

Cơ sở pháp lý, đặc biệt là sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, là viên gạch đầu tiên và quan trọng nhất trong toàn bộ cấu trúc tuân thủ. Mọi sai sót ở đây đều có thể làm sụp đổ các nỗ lực bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp. Các vi phạm điển hình bao gồm:

• Thu thập không có sự đồng ý hợp lệ: Theo Điều 11 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, sự đồng ý của chủ thể dữ liệu phải tự nguyện và dựa trên việc họ biết rõ loại dữ liệu, mục đích, bên xử lý và quyền lợi của mình. Việc sử dụng các ô tick sẵn, hoặc gộp chung nhiều mục đích vào một lần đồng ý là không hợp lệ. Đặc biệt, Điều 11.6 nhấn mạnh: sự im lặng hoặc không phản hồi không được coi là sự đồng ý.
• Sử dụng dữ liệu sai mục đích đã thông báo: Nguyên tắc giới hạn mục đích (Điều 3.3 Nghị định 13) yêu cầu dữ liệu chỉ được xử lý đúng mục đích đã đăng ký. Ví dụ, thu thập số điện thoại để xác nhận đơn hàng nhưng sau đó lại dùng để gửi tin nhắn quảng cáo mà không có sự đồng ý riêng là một hành vi vi phạm.
• Thu thập dữ liệu quá mức cần thiết: Nguyên tắc tối thiểu hóa dữ liệu (Điều 3.4 Nghị định 13) quy định chỉ thu thập dữ liệu phù hợp và giới hạn trong phạm vi cần xử lý. Yêu cầu khách hàng cung cấp số CMND/CCCD cho một chương trình khuyến mãi đơn giản có thể bị xem là thu thập quá mức.

💡 DPO.VN chia sẻ: Một sai lầm phổ biến là nhiều doanh nghiệp cho rằng việc khách hàng cung cấp thông tin đồng nghĩa với việc họ được phép làm mọi thứ với dữ liệu đó. Thực tế, pháp luật yêu cầu sự đồng ý phải cụ thể cho từng mục đích. Doanh nghiệp cần tách bạch các mục đích xử lý và xin sự đồng ý riêng biệt để đảm bảo tuân thủ.

2. Hậu quả của việc thiếu sót hồ sơ pháp lý bắt buộc là gì?

Việc không lập, không lưu trữ, hoặc không nộp các hồ sơ pháp lý bắt buộc cho cơ quan chức năng sẽ bị xem là hành vi không tuân thủ nghĩa vụ hành chính, dẫn đến xử phạt và cho thấy sự thiếu trách nhiệm giải trình của doanh nghiệp.

Trách nhiệm giải trình là một trong những nguyên tắc cốt lõi, và việc lập hồ sơ là cách để doanh nghiệp chứng minh sự tuân thủ của mình. Việc bỏ qua các nghĩa vụ này không chỉ là một thiếu sót về mặt giấy tờ mà còn là một vi phạm pháp lý nghiêm trọng.

Việc lập các hồ sơ này không chỉ là thủ tục. Quá trình đánh giá tác động giúp doanh nghiệp tự rà soát lại toàn bộ hoạt động xử lý dữ liệu, nhận diện các lỗ hổng và rủi ro tiềm tàng để có biện pháp khắc phục. Một hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân sơ sài, không đầy đủ hoặc không cập nhật khi có thay đổi (theo Điều 22 Luật BVDC N 91/2025/QH15) cũng bị xem là vi phạm.

3. Doanh nghiệp gặp rủi ro gì khi không đảm bảo quyền của chủ thể dữ liệu?

Không đảm bảo quyền của chủ thể dữ liệu có thể dẫn đến khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại và các cuộc thanh tra từ cơ quan chức năng, gây tổn hại trực tiếp đến uy tín và tài chính của doanh nghiệp.

Pháp luật Việt Nam trao cho chủ thể dữ liệu nhiều quyền mạnh mẽ, và doanh nghiệp có nghĩa vụ phải đáp ứng các quyền này. Điều 9 Nghị định 13/2023/NĐ-CP và Điều 4 Luật BVDC N 91/2025/QH15 quy định rõ 11 quyền của chủ thể dữ liệu. Các rủi ro thường phát sinh khi doanh nghiệp:

• Thiếu cơ chế thực hiện quyền: Không có một quy trình rõ ràng hoặc kênh liên lạc (email, hotline, cổng thông tin) để khách hàng/nhân viên gửi yêu cầu thực hiện các quyền của họ như truy cập, chỉnh sửa, hoặc xóa dữ liệu.
• Chậm trễ trong việc phản hồi: Pháp luật quy định thời hạn cụ thể cho việc xử lý yêu cầu. Ví dụ, việc hạn chế xử lý dữ liệu (Điều 9.6) hay xóa dữ liệu (Điều 16.5) phải được thực hiện trong 72 giờ. Việc chậm trễ mà không có lý do chính đáng là một hành vi vi phạm.
• Từ chối yêu cầu một cách vô căn cứ: Doanh nghiệp chỉ có thể từ chối yêu cầu của chủ thể dữ liệu trong các trường hợp ngoại lệ do pháp luật quy định (ví dụ tại Điều 16.2 Nghị định 13). Việc từ chối tùy tiện sẽ là cơ sở để chủ thể dữ liệu khiếu nại lên cơ quan chức năng.

4. Nghĩa vụ pháp lý nào doanh nghiệp phải thực hiện khi xảy ra sự cố rò rỉ dữ liệu?

Khi xảy ra vi phạm, doanh nghiệp có nghĩa vụ bắt buộc phải thông báo cho Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05) – Bộ Công an trong vòng 72 giờ kể từ khi phát hiện, đồng thời triển khai các biện pháp khắc phục ngay lập tức.

Cách doanh nghiệp phản ứng với một sự cố vi phạm dữ liệu có thể quyết định mức độ thiệt hại về cả tài chính và uy tín. Che giấu thông tin hoặc chậm trễ trong xử lý là những sai lầm nghiêm trọng. Điều 23 Nghị định 13/2023/NĐ-CP quy định rất rõ về nghĩa vụ thông báo:

• Thời hạn thông báo: Phải thông báo cho Cục A05 chậm nhất 72 giờ sau khi xảy ra vi phạm. Nếu thông báo muộn, phải có lý do chính đáng đi kèm.
• Nội dung thông báo: Sử dụng Mẫu số 03 tại Phụ lục của Nghị định 13, thông báo phải mô tả rõ tính chất của vụ việc (thời gian, địa điểm, hành vi), loại và số lượng dữ liệu liên quan, hậu quả có thể xảy ra và các biện pháp đã hoặc sẽ được áp dụng để giải quyết.
• Trách nhiệm phối hợp: Doanh nghiệp phải lập Biên bản xác nhận vi phạm và phối hợp chặt chẽ với Cục A05 để xử lý.

Rủi ro ở đây không chỉ là việc bị xử phạt do không thông báo, mà còn là việc mất đi cơ hội nhận được sự hỗ trợ từ cơ quan chức năng để giảm thiểu thiệt hại, truy vết thủ phạm và củng cố lại hệ thống bảo mật.

5. Tại sao phân công trách nhiệm không rõ ràng và thiếu biện pháp bảo vệ lại là rủi ro hệ thống?

Đây là rủi ro mang tính cấu trúc, bởi nó tạo ra những lỗ hổng trong toàn bộ hệ thống quản trị dữ liệu, khiến cho các vi phạm khác dễ dàng xảy ra hơn và việc quy trách nhiệm trở nên khó khăn.

An toàn dữ liệu không chỉ phụ thuộc vào công nghệ mà còn phụ thuộc rất nhiều vào con người và quy trình. Các rủi ro về mặt tổ chức thường bao gồm:

• Không phân định rõ vai trò Bên kiểm soát và Bên xử lý: Điều 38 và 39 của Nghị định 13 quy định rõ trách nhiệm của từng bên. Nếu hợp đồng giữa hai bên không quy định cụ thể về việc xử lý dữ liệu, khi sự cố xảy ra, việc xác định ai chịu trách nhiệm sẽ rất phức tạp. Ví dụ, một công ty marketing (Bên xử lý) làm rò rỉ dữ liệu do khách hàng (Bên kiểm soát) cung cấp, nếu hợp đồng không có điều khoản bảo mật, cả hai bên đều có thể phải chịu trách nhiệm.
• Không chỉ định bộ phận/nhân sự phụ trách: Đặc biệt với việc xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm, Điều 28 Nghị định 13 yêu cầu phải chỉ định bộ phận và nhân sự phụ trách. Việc thiếu một đầu mối chuyên trách khiến cho các hoạt động tuân thủ không được giám sát và thực hiện một cách nhất quán.
• Thiếu các biện pháp bảo vệ phù hợp: Điều 26 Nghị định 13 liệt kê các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm cả biện pháp quản lý (ban hành quy định nội bộ, đào tạo) và biện pháp kỹ thuật (mã hóa, kiểm tra an ninh mạng). Việc chỉ đầu tư vào công nghệ mà bỏ qua yếu tố con người và quy trình sẽ tạo ra một hệ thống phòng thủ không hoàn chỉnh.

Chủ động nhận diện và xây dựng kế hoạch hành động để giảm thiểu những rủi ro pháp lý này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các chế tài xử phạt nặng nề mà còn là cách để xây dựng lòng tin với khách hàng, củng cố uy tín thương hiệu và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trong môi trường kinh doanh hiện đại.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Rủi Ro Pháp Lý Trong Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân

Tài liệu tham khảo

• Nghị định số 13/2023/NĐ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2023 về bảo vệ dữ liệu cá nhân
• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15
• Bộ Công an, Cổng Dịch vụ công Bộ Công an – Lĩnh vực Bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• IBM (2023), Cost of a Data Breach Report 2023.