Thẩm Quyền Kiểm Tra Hoạt Động Chuyển Dữ Liệu Cá Nhân Ra Nước Ngoài

Kiểm tra hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài là quy trình giám sát pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm vững để đảm bảo tuân thủ và phòng ngừa rủi ro bị gián đoạn kinh doanh. Giải pháp toàn diện từ DPO.VN sẽ giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị, đáp ứng mọi yêu cầu thanh tra từ cơ quan chức năng một cách chuyên nghiệp. Giám sát dữ liệu xuyên biên giới, thẩm quyền của Bộ Công an, quy trình thanh tra.

Khi nào doanh nghiệp có thể bị kiểm tra hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài?

Doanh nghiệp có thể bị kiểm tra định kỳ mỗi năm một lần hoặc kiểm tra đột xuất khi phát hiện hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, hoặc khi để xảy ra sự cố lộ, mất dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam.

Việc hiểu rõ các trường hợp có thể bị thanh tra là bước đầu tiên và quan trọng nhất để doanh nghiệp chủ động trong công tác tuân thủ pháp luật. Theo quy định hiện hành, có hai hình thức kiểm tra chính mà doanh nghiệp cần lưu ý.

Luật sư Nguyễn Tiến Hảo, chuyên gia từ DPO.VN, chia sẻ: Nhiều doanh nghiệp thường chỉ tập trung vào việc chuẩn bị hồ sơ ban đầu mà lơ là việc duy trì tuân thủ liên tục. Tuy nhiên, rủi ro bị kiểm tra đột xuất là rất cao, đặc biệt khi có khiếu nại từ khách hàng hoặc dấu hiệu bất thường bị cơ quan chức năng phát hiện. Việc chuẩn bị sẵn sàng không chỉ là nghĩa vụ mà còn là biện pháp quản trị rủi ro thông minh.

• Kiểm tra định kỳ: Theo khoản 7 Điều 25 Nghị định 13/2023/NĐ-CP và khoản 4 Điều 20 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15, Bộ Công an có thẩm quyền quyết định việc kiểm tra hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài 01 lần/năm. Đây là hoạt động giám sát thường xuyên để đảm bảo các tổ chức, cá nhân tuân thủ quy định một cách liên tục.
• Kiểm tra đột xuất: Đây là hình thức kiểm tra không báo trước và thường xảy ra khi có một trong các dấu hiệu sau:
  • Phát hiện hành vi vi phạm quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
  • Để xảy ra sự cố lộ, mất dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam.

Cơ quan chức năng sẽ kiểm tra những nội dung gì khi thanh tra?

Đoàn kiểm tra sẽ tập trung vào Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, các văn bản thể hiện sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, và các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân thực tế mà doanh nghiệp đang áp dụng.

Khi tiến hành kiểm tra, Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05) – Bộ Công an sẽ xem xét toàn diện các khía cạnh pháp lý và kỹ thuật để đánh giá mức độ tuân thủ của doanh nghiệp. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và bằng chứng là yếu tố quyết định sự thành công của một cuộc kiểm tra.

Nội dung kiểm tra cốt lõi bao gồm:

DPO.VN khuyến nghị doanh nghiệp nên xem hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài không chỉ là một thủ tục hành chính, mà là một công cụ quản trị rủi ro sống. Hồ sơ cần được cập nhật thường xuyên, đặc biệt khi có thay đổi về quy trình xử lý hoặc các bên liên quan.

Quy trình kiểm tra của cơ quan chức năng diễn ra như thế nào?

Quy trình kiểm tra thường bắt đầu bằng một thông báo chính thức từ Bộ Công an, sau đó đoàn kiểm tra sẽ làm việc trực tiếp tại doanh nghiệp hoặc yêu cầu cung cấp hồ sơ. Doanh nghiệp có nghĩa vụ hợp tác và cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu theo yêu cầu.

Nắm rõ quy trình giúp doanh nghiệp không bị động và có thể phối hợp với cơ quan chức năng một cách hiệu quả. Mặc dù pháp luật hiện hành chưa quy định chi tiết từng bước của một cuộc kiểm tra chuyên ngành về bảo vệ dữ liệu, quy trình có thể dựa trên các thông lệ chung về thanh tra, kiểm tra hành chính.

Các bước dự kiến của một cuộc kiểm tra là gì?

Quy trình bao gồm 4 bước chính: Ban hành quyết định kiểm tra, thông báo cho doanh nghiệp, tiến hành kiểm tra thực tế, và ban hành kết luận kiểm tra.

DPO.VN dự báo quy trình sẽ bao gồm các bước sau:

1. Bước 1: Ban hành Quyết định Kiểm tra. Bộ Công an sẽ ban hành quyết định thành lập đoàn kiểm tra, nêu rõ thành phần, phạm vi, nội dung và thời gian kiểm tra.
2. Bước 2: Thông báo cho Doanh nghiệp. Quyết định kiểm tra sẽ được gửi đến doanh nghiệp. Trong trường hợp kiểm tra định kỳ, doanh nghiệp sẽ có thời gian để chuẩn bị. Đối với kiểm tra đột xuất, thời gian thông báo có thể rất ngắn.
3. Bước 3: Tiến hành Kiểm tra. Đoàn kiểm tra sẽ làm việc với đại diện của doanh nghiệp, yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu, và có thể kiểm tra thực tế hệ thống công nghệ thông tin. Doanh nghiệp có quyền giải trình về các nội dung liên quan.
4. Bước 4: Lập Biên bản và Ban hành Kết luận. Kết thúc quá trình, đoàn kiểm tra sẽ lập biên bản ghi nhận kết quả và sau đó ban hành kết luận kiểm tra, trong đó nêu rõ các vi phạm (nếu có) và yêu cầu khắc phục.

Doanh nghiệp đối mặt với rủi ro và chế tài nào nếu không tuân thủ?

Nếu không tuân thủ, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu ngừng ngay lập tức hoạt động chuyển dữ liệu ra nước ngoài và đối mặt với mức phạt hành chính lên đến 5% tổng doanh thu của năm trước liền kề, gây gián đoạn kinh doanh và thiệt hại tài chính nghiêm trọng.

Việc không đáp ứng được yêu cầu của một cuộc kiểm tra sẽ dẫn đến những hậu quả pháp lý nặng nề, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp.

Các chế tài xử lý chính là gì?

Các chế tài chính bao gồm yêu cầu ngừng chuyển dữ liệu, xử phạt hành chính, và các biện pháp khắc phục hậu quả khác theo quy định của pháp luật.

Pháp luật đã quy định các biện pháp xử lý rất nghiêm khắc:

• Yêu cầu ngừng chuyển dữ liệu: Đây là chế tài nghiêm trọng nhất. Theo khoản 8 Điều 25 Nghị định 13/2023/NĐ-CP và khoản 5 Điều 20 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15, Bộ Công an sẽ yêu cầu doanh nghiệp ngừng chuyển dữ liệu ra nước ngoài nếu:
  • Phát hiện dữ liệu được sử dụng vào hoạt động vi phạm lợi ích, an ninh quốc gia.
  • Bên chuyển dữ liệu không chấp hành quy định về hoàn thiện, cập nhật hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài.
  • Để xảy ra sự cố lộ, mất dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam.
• Xử phạt vi phạm hành chính: Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 (Điều 8) đã nâng mức phạt lên rất cao. Cụ thể, hành vi vi phạm quy định về chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới có thể bị phạt tiền tối đa lên đến 5% tổng doanh thu của năm trước liền kề. Đây là một rủi ro tài chính khổng lồ mà không doanh nghiệp nào có thể xem nhẹ.

Làm thế nào để doanh nghiệp chuẩn bị và chứng minh sự tuân thủ hiệu quả?

Doanh nghiệp cần tiếp cận việc tuân thủ một cách có hệ thống: xây dựng và duy trì Hồ sơ đánh giá tác động, ban hành chính sách nội bộ, đào tạo nhân viên, và lưu trữ đầy đủ bằng chứng về các biện pháp bảo vệ dữ liệu đã triển khai.

Sự chuẩn bị chủ động là chìa khóa để vượt qua một cuộc kiểm tra một cách thuận lợi. Thay vì chờ đợi yêu cầu từ cơ quan chức năng, doanh nghiệp nên xây dựng một chương trình tuân thủ toàn diện.

Các bước chuẩn bị cần thiết là gì?

Các bước bao gồm: Lập và duy trì hồ sơ pháp lý, xây dựng và thực thi các biện pháp bảo vệ, chỉ định nhân sự phụ trách và thực hiện kiểm tra nội bộ định kỳ.

DPO.VN đề xuất một lộ trình chuẩn bị gồm các bước sau:

• Hoàn thiện và duy trì Hồ sơ: Đảm bảo Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài (Mẫu Đ25-DLCN-04) luôn được cập nhật và phản ánh đúng thực trạng hoạt động của công ty. Đây là bằng chứng quan trọng nhất về trách nhiệm giải trình.
• Xây dựng hệ thống tài liệu nội bộ: Ban hành các chính sách, quy trình về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm cả quy trình ứng phó sự cố và quy trình xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu.
• Lưu trữ bằng chứng: Lưu lại tất cả các văn bản đồng ý của khách hàng, hợp đồng với các bên xử lý dữ liệu, nhật ký hệ thống, và các biên bản đào tạo nhân viên.
• Chỉ định nhân sự phụ trách: Cử một cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm về tuân thủ bảo vệ dữ liệu, làm đầu mối liên lạc và chuẩn bị cho các cuộc kiểm tra.
• Kiểm tra nội bộ định kỳ: Tự thực hiện các cuộc đánh giá, kiểm tra định kỳ để phát hiện và khắc phục các lỗ hổng trong quy trình tuân thủ trước khi cơ quan chức năng vào cuộc.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Kiểm Tra Hoạt Động Chuyển Dữ Liệu Cá Nhân Ra Nước Ngoài

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 13/2023/NĐ-CP Quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân
• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15
• Luật An ninh mạng 2018 số 24/2018/QH14
• Thủ tục Thông báo nội dung hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài
• Tổng quan về GDPR: Quy định chung về bảo vệ dữ liệu của Liên minh Châu Âu