Vai trò của Ban lãnh đạo trong việc thúc đẩy văn hoá bảo vệ dữ liệu cá nhân

Thúc đẩy văn hóa bảo vệ dữ liệu cá nhân là trách nhiệm chiến lược của ban lãnh đạo, giúp doanh nghiệp củng cố niềm tin và tuân thủ pháp luật một cách nghiêm ngặt. Tại DPO.VN, chúng tôi cung cấp giải pháp toàn diện để biến nhận thức thành hành động, đảm bảo an toàn thông tin và uy tín doanh nghiệp. Xây dựng ý thức tuân thủ, thiết lập chính sách nội bộ, và nâng cao nhận thức nhân viên.

Tại sao vai trò của ban lãnh đạo lại là yếu tố quyết định trong việc xây dựng văn hóa bảo vệ dữ liệu cá nhân?

Ban lãnh đạo là người định hướng chiến lược, cam kết cung cấp nguồn lực và quan trọng nhất là làm gương, từ đó chuyển đổi việc tuân thủ pháp luật từ một nghĩa vụ bắt buộc thành một giá trị cốt lõi, thấm nhuần trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Trong bối cảnh pháp lý ngày càng siết chặt với sự ra đời của Nghị định 13/2023/NĐ-CP và sắp tới là Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15, việc bảo vệ dữ liệu không còn là nhiệm vụ riêng lẻ của phòng IT hay pháp chế. Nó đã trở thành một yếu tố chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín, sự ổn định và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Văn hóa bảo vệ dữ liệu cá nhân, vì vậy, không thể hình thành một cách tự phát mà phải được khởi xướng và dẫn dắt bởi chính những người đứng đầu tổ chức.

Sự cam kết mạnh mẽ từ ban lãnh đạo (thường được gọi là “tone from the top”) gửi đi một thông điệp rõ ràng đến toàn bộ nhân viên: bảo vệ dữ liệu cá nhân là ưu tiên hàng đầu. Khi lãnh đạo chủ động thảo luận về các rủi ro, đầu tư vào các công cụ bảo mật và tham gia các chương trình đào tạo, họ không chỉ thể hiện sự tuân thủ mà còn truyền cảm hứng để mỗi nhân viên trở thành một mắt xích vững chắc trong hệ thống phòng thủ của doanh nghiệp.

💡 Luật sư Nguyễn Tiến Hảo chia sẻ: “Một sai lầm phổ biến mà chúng tôi thường thấy là các lãnh đạo coi bảo vệ dữ liệu chỉ là trách nhiệm của phòng IT. Thực tế, đây là một vấn đề chiến lược đòi hỏi sự tham gia của toàn bộ tổ chức, từ phòng nhân sự, kinh doanh đến marketing. Sự chỉ đạo và giám sát từ cấp cao nhất là yếu tố khởi đầu và quyết định sự thành công.”

Ban lãnh đạo cần thực hiện những bước chiến lược nào để khởi xướng và định hình văn hóa bảo vệ dữ liệu?

Ban lãnh đạo cần ban hành một chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân toàn diện, phân công vai trò và trách nhiệm cụ thể, cam kết cung cấp đủ nguồn lực (nhân sự, tài chính, công nghệ), và liên tục truyền thông về tầm quan trọng của việc bảo vệ dữ liệu.

Để xây dựng một văn hóa bảo vệ dữ liệu bền vững, ban lãnh đạo cần một kế hoạch hành động rõ ràng và có hệ thống. Đây không phải là một dự án ngắn hạn mà là một quá trình liên tục cải tiến.

Làm thế nào để xác định và phân công vai trò, trách nhiệm một cách hiệu quả?

Cần thiết lập một ma trận trách nhiệm rõ ràng, xác định vai trò của CEO trong việc chỉ đạo chung, DPO (hoặc bộ phận chuyên trách) trong việc giám sát tuân thủ, IT trong việc triển khai kỹ thuật, Pháp chế trong việc tư vấn pháp lý, và các phòng ban khác trong việc thực thi hàng ngày.

Phân công trách nhiệm rõ ràng là bước đầu tiên để đảm bảo mọi người hiểu vai trò của mình. Theo Điều 33 của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15, các tổ chức có trách nhiệm chỉ định bộ phận, nhân sự đủ năng lực hoặc thuê dịch vụ để bảo vệ dữ liệu. DPO.VN đề xuất một mô hình phân công như sau:

Làm thế nào để xây dựng và tích hợp các quy trình, chính sách vào hoạt động hàng ngày?

Hãy biến các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu thành các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs) và tích hợp chúng vào mọi giai đoạn của vòng đời dữ liệu, từ thu thập, xử lý đến lưu trữ và hủy bỏ, theo triết lý “Bảo mật ngay từ khâu thiết kế” (Privacy by Design).

Văn hóa không chỉ là nhận thức, mà còn là hành động và thói quen. Để làm được điều này, các nguyên tắc pháp lý cần được “luật hóa” thành các quy trình nội bộ cụ thể:

• Quy trình thu thập dữ liệu: Mọi biểu mẫu, ứng dụng, hay quy trình thu thập dữ liệu mới phải được bộ phận bảo vệ dữ liệu (DPO) xem xét để đảm bảo tuân thủ nguyên tắc tối thiểu hóa và có cơ chế lấy sự đồng ý của chủ thể dữ liệu hợp lệ.
• Quy trình xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu: Xây dựng một luồng công việc rõ ràng để tiếp nhận, xác minh và phản hồi các yêu cầu (xem, sửa, xóa dữ liệu) trong thời hạn pháp luật quy định.
• Quy trình quản lý nhà cung cấp: Khi làm việc với các bên thứ ba có xử lý dữ liệu cá nhân, hợp đồng phải có các điều khoản ràng buộc trách nhiệm bảo mật rõ ràng.
• Chính sách “Bàn giấy sạch, Màn hình sạch”: Khuyến khích nhân viên khóa máy tính khi rời khỏi bàn làm việc và không để các tài liệu chứa dữ liệu cá nhân trên bàn sau giờ làm.
• Quy trình hủy dữ liệu an toàn: Thiết lập quy trình xóa hoặc hủy dữ liệu an toàn (cả bản cứng và bản mềm) khi hết thời hạn lưu trữ để đảm bảo dữ liệu không thể bị khôi phục.

Các phương pháp đào tạo và truyền thông nội bộ nào giúp nâng cao nhận thức cho toàn thể nhân viên hiệu quả nhất?

Một chương trình hiệu quả cần kết hợp đào tạo định kỳ bắt buộc, các buổi workshop tương tác với tình huống thực tế, và một chiến dịch truyền thông nội bộ sáng tạo, đa kênh để duy trì nhận thức và biến kiến thức thành thói quen bảo vệ dữ liệu hàng ngày.

Nhân viên chính là tuyến phòng thủ đầu tiên nhưng cũng là mắt xích yếu nhất trong chuỗi bảo mật. Đầu tư vào đào tạo và truyền thông là cách hiệu quả nhất để giảm thiểu rủi ro do lỗi con người.

Nội dung đào tạo cần tập trung vào những điểm cốt lõi nào?

Chương trình đào tạo phải bao gồm các nội dung chính: cách nhận diện dữ liệu cá nhân là gì, các nguyên tắc xử lý dữ liệu, quyền của chủ thể dữ liệu, cách xử lý các yêu cầu liên quan, và quy trình báo cáo khi phát hiện sự cố hoặc vi phạm.

DPO.VN khuyến nghị chương trình đào tạo cần được tùy chỉnh cho từng phòng ban nhưng phải đảm bảo các nội dung cơ bản sau:

• Kiến thức cơ bản: Định nghĩa dữ liệu cá nhân, phân biệt dữ liệu cá nhân cơ bản và nhạy cảm.
• Nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân: Giải thích các nguyên tắc cốt lõi một cách dễ hiểu.
• Kỹ năng thực hành: Cách xử lý yêu cầu từ khách hàng, cách nhận biết email lừa đảo (phishing), cách đặt mật khẩu mạnh.
• Quy trình nội bộ: Hướng dẫn quy trình báo cáo sự cố, liên hệ ai khi có thắc mắc.

Làm thế nào để triển khai các chiến dịch truyền thông nội bộ sáng tạo?

Sử dụng đa dạng các kênh và hình thức như email nhắc nhở định kỳ, poster trực quan tại văn phòng, các bài viết trên mạng nội bộ (intranet), tổ chức các cuộc thi nhỏ với phần thưởng, và vinh danh các cá nhân hoặc phòng ban thực hiện tốt để tạo sự lan tỏa và duy trì động lực.

Để tránh việc tuân thủ trở nên nhàm chán, hãy làm cho nó trở nên sinh động và gần gũi:

• Chiến dịch “Tuần lễ Bảo vệ Dữ liệu”: Tổ chức các hoạt động, hội thảo, trò chơi trong một tuần để tập trung nâng cao nhận thức.
• Gamification: Tạo các câu đố, thử thách trực tuyến về bảo vệ dữ liệu và trao thưởng cho người có điểm số cao nhất.
• Thông điệp từ Lãnh đạo: Gửi email hoặc video ngắn từ CEO để nhấn mạnh tầm quan trọng của việc bảo vệ dữ liệu.
• Khen thưởng và công nhận: Công khai vinh danh những cá nhân hoặc đội nhóm có thành tích xuất sắc trong việc tuân thủ các quy định bảo mật.

Làm cách nào để đo lường, giám sát và duy trì văn hóa bảo vệ dữ liệu cá nhân một cách bền vững?

Doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả (KPIs), tiến hành kiểm tra và đánh giá tuân thủ nội bộ định kỳ, thực hiện các cuộc khảo sát để đo lường mức độ nhận thức của nhân viên, và liên tục cải tiến chương trình dựa trên kết quả thu được.

Xây dựng văn hóa là một hành trình, không phải đích đến. Để đảm bảo sự bền vững, ban lãnh đạo cần một cơ chế giám sát và cải tiến liên tục.

• Thiết lập KPIs:
  • Tỷ lệ nhân viên hoàn thành khóa đào tạo bảo mật hàng năm.
  • Số lượng sự cố an ninh mạng do lỗi con người (giảm dần theo thời gian).
  • Thời gian trung bình để phát hiện và báo cáo một vi phạm dữ liệu.
  • Điểm số từ các bài kiểm tra kiến thức hoặc các cuộc tấn công giả lập (phishing simulation).
• Kiểm tra và Đánh giá định kỳ: Tổ chức các cuộc kiểm tra nội bộ để xem xét việc tuân thủ chính sách và quy trình. Điều này giúp phát hiện các lỗ hổng trước khi chúng trở thành sự cố nghiêm trọng.
• Khảo sát nhận thức: Thực hiện các cuộc khảo sát ẩn danh định kỳ để đánh giá mức độ hiểu biết và thái độ của nhân viên đối với việc bảo vệ dữ liệu.
• Cải tiến liên tục: Dựa trên kết quả từ KPIs, kiểm tra và khảo sát, ban lãnh đạo và DPO cần xem xét và điều chỉnh lại các chính sách, quy trình và chương trình đào tạo để ngày càng hiệu quả hơn.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Vai Trò Của Ban Lãnh Đạo

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 13/2023/NĐ-CP của Chính phủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân
• Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân 91/2025/QH15
• Gartner, “The Top Cybersecurity Trends for 2024”
• Harvard Business Review, “Why a Culture of Cybersecurity Starts at the Top”
• Cổng Dịch vụ công Quốc gia Việt Nam